(dit rapport downloaden naar de harde schijf)

Voorlopige aanbevelingen voor organisatie, preventie en salvage

november 1995

Werkgroep Risico-beheersing archieven:

H,B.N.B. Adam, provinciaal adjunct-inspecteur der archieven in Gelderland (voorzitter)

mw. P.C.M.T. Bouten, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen Rijksarchief

J.J.A. Buylinckx, streekarchivaris Bommelerwaard

mw. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal inspecteur der archieven in Noord-Brabant

mw. B.W. Wassink, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen Rijksarchief

Algemene aanbevelingen

1 Voorschriften voor de veilige bewaring van archieven en vooral de eisen te stellen aan archiefbewaarplaatsen en archiefruimten landelijk uniform formuleren en vastleggen in een ministeriële regeling. Door deskundigen voorstellen laten uitwerken voor een uniforme toepassing van de voorschriften.

2 Voor wat betreft rampenbestrijding deelnemen in het landelijk en provinciaal netwerk van Cultuurbescherming (OCW).

3 Binnen het archiefwezen voor de bestrijding van grootschalige rampen een landelijke coördinator aanwijzen

4 Naast het in punt twee genoemde netwerk een landelijk netwerk van het archiefwezen opzetten voor collegiale hulpverlening in geval van rampen, o.m. voor assistentie, noodopslagruimte, aanleg van noodvoorraden en inventarisatie van specialistische kennis.

5 Het opstellen van draaiboeken, c.q. risico-beheersingsplannen voor archiefdiensten bevorderen, door landelijk modelplannen te maken. Gezien de zeer verschillende uitgangsposities is het wellicht aan te bevelen modelplannen te maken voor grote, middelgrote en kleine archiefdiensten. De modelplannen kunnen met aanpassingen aan lokale omstandigheden door archiefdiensten worden overgenomen.

6 Van te voren vastleggen voor welke situaties het risico-beheersingsplan voorschriften moet geven. Is dat voor alle denkbare risico's of een beperkt aantal (de meest voorkomende calamiteiten). Er kan onder meer gedacht worden aan: brand, inbraak, diefstal, wateroverlast (o.a. door overstroming), vandalisme, ongedierte, schimmels, oorlogsschade, terroristische aanslagen, stormschade, milieuramp, technische of mechanische schade (bijv. door uitvallen stroom of luchtbehandelingssysteem).

7 Landelijk onderzoek doen naar de verzekering van de inhoud van archiefdepots en landelijke richtlijnen en aanbevelingen daarvoor opstellen.







RISICO-BEHEERSING VOOR ARCHIEFDIENSTEN

VOORLOPIGE AANBEVELINGEN VOOR
ORGANISATIE, PREVENTIE EN SALVAGE

oktober 1995:

Werkgroep Rampenplan:

H.B.N.B. Adam, Provinciaal Adjunct-inspecteur der Archieven in Gelderland (voorzitter)

mw. B.W. Wassink, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen Rijksarchief

mw. P.C.M.T. Bouten, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen Rijksarchief

J.J.A. Buylinckx, Streekarchivaris Bommelerwaard

mw. H.M. van den Heuvel-Habraken, Provinciaal Inspecteur der Archieven in Noord-Brabant



INHOUD

1. Risico-analyse 4

2. Het maken van een risico-beheersingsplan 5

2.1 Algemene uitgangspunten

2.2 Diefstal 7

2.3 Brand 8

2.4 Waterschade 8

2.5 Evacuatie van archiefmateriaal 9

2.6 Schimmelschade 11

3. Training, evaluatie en bijstelling 12

Bijlagen bij het risico-beheersingsplan 12

Literatuur 12

1. RISICO-ANALYSE

Vooraf moet worden onderzocht welke risico's er zijn en welke men wil behandelen in een risicobeheersingsplan. Niet alleen risico's van buitenaf, maar ook die binnen het gebouw zelf zijn gelegen.

Risico's van buitenaf zijn bijvoorbeeld:

- Brand

- Aardbeving

- Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing, etc.)

- Storm

- Bommelding of terroristische aanslagen

- Oorlogsschade

- Diefstal

- Storing energievoorziening

- Vandalisme

- Milieuramp

Risico's binnen het gebouw zijn bijvoorbeeld:

- Brand

- Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing, etc.)

- Bommelding

- Diefstal

- Overval

- Vandalisme

- Storing energievoorziening

- Schimmelvorming

- Achterstallig onderhoud

- Werkzaamheden

- Ongelukken van personeelsleden of bezoekers

Sommige risico's lijken ver gezocht maar eigenlijk zijn ze gebouw (situatie) gebonden. Een uitgebreid artikel over het maken van een risico-analyse met behulp van een 'risicokaart' is te vinden in de CL-publikatie nr 10: Voor het kalf verdronken is, p.23 e.v. Nadat de potentiële risico's zijn geanalyseerd kan nagegaan worden in hoeverre deze risico's te verminderen zijn. Bijvoorbeeld tegen diefstal van buiten zouden de laagst gelegen verdiepingen kunnen worden voorzien van veiligheidsglas en een elektronisch beveiligingssysteem. Voorschriften met betrekking tot brandbestrijdingsmiddelen zijn bijvoorbeeld te vinden in de LOPAI voorschriften.

Als basis voor de risico-analyse is er behoefte aan goede, betrouwbare informatie over te verwachten overlast. Bijvoorbeeld bij een (dreigende) overstroming: de hoogteligging van het gebouw, goede prognoses van de te verwachten waterstand bij een dijkdoorbraak, hoe lang het duurt voordat het water weggepompt is na een doorbraak, etc. Bij een (dreigende) milieuramp, bijvoorbeeld: hoever ligt het archiefgebouw van een chemische fabriek, wat kan er daar misgaan (rampenplan gemeente en bedrijf bekijken), wat kunnen de consequenties zijn voor medewerkers en archieven?

Probeer door het nemen van maatregelen zoveel mogelijk risico's te beperken en zodanige maatregelen te nemen dat bij het voorkomen van een calamiteit de gevolgen zoveel mogelijk beperkt kunnen worden. Onder preventie valt ook het opslaan van back-ups van het administratie-systeem; moederfilms, etc. buiten het gebouw. Het herstellen na een calamiteit wordt daarmee aanmerkelijk makkelijker gemaakt.

2. HET MAKEN VAN EEN RISICO-BEHEERSINGSPLAN

2.1 AlGEMEEN:

- Organisatieschema maken en duidelijk vastleggen wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit (Bij groter diensten een Noodteam, met aan het hoofd een crisismanager, samenstellen).

- Regelen en vastleggen wie er gewaarschuwd moeten worden bij welke calamiteiten.

- Regelen dat bij de bestrijding van een calamiteit betrokken personen met elkaar kunnen (blijven) communiceren zodra een ramp zich voordoet.

- Vooraf proberen zo goed mogelijk te berekenen wat de kosten kunnen zijn voor het redden van de archieven. Berekenen wat bijvoorbeeld de kosten zijn van evacuatie, invriezen en vriesdrogen, herstel schimmelschade, etc. per eenheid (b.v. gemiddeld per strekkende meter). Op die manier is bij een eventuele delegatie van bevoegdheden (beslissingsbevoegdheid tot het nemen van bepaalde stappen) ook globaal vooraf duidelijk wat de financiële consequenties zijn.

- Overleg voeren met de gemeente zodat de archiefdienst in het gemeentelijk rampenplan wordt opgenomen. Het moet duidelijk worden wie binnen het gemeentelijke crisisteam voor de archivaris het aanspreekpunt is. Omgekeerd moet ook de gemeente weten wie zij kunnen benaderen binnen de archiefdienst. Vastleggen hoe het risico-beheersingsplan van de archiefdienst valt binnen het (grote) rampenplan van de gemeente. Zorg voor korte communicatielijnen. Zorg er voor dat bij calamiteiten de personeelsleden die belast zijn met de rampenbestrijding en hulppersoneel van elders geautoriseerd worden tot het betreden van het gebied (goede pasjesregeling). Leg via de gemeente contacten met de Brandweer, de Politie en andere hulpverlenende instanties.

- In samenwerking met andere archiefdiensten (of via een aan te stellen landelijke coördinator) er voor zorgen dat ook in de provinciale rampenplannen de archiefdiensten worden opgenomen.

- Regelen dat er bij het optreden van een ramp voldoende deskundigheid in huis is of snel kan worden verkregen ten aanzien van de materiële zorg na een calamiteit (Misschien is het mogelijk om per provincie te regelen dat een aantal restauratoren zich beschikbaar stelt die in dergelijke gevallen kunnen bijspringen.

- Neem een duidelijke plattegrond op van het gebouw met de vluchtroutes voor bezoekers en personeel en met de beste looproutes bij een (gedeeltelijke) evacuatie van archiefmateriaal.

- Neem een schema op van de organisatie van hulpverlening bij calamiteiten. Geef aan wie moet wanneer gewaarschuwd worden (naam, telefoon). Er moet een telefoonlijst gemaakt worden van de personen die in het 'noodteam' zitten. Zowel de telefoonnummers op het werk als privé (eventueel ook het telefoonnummer van een evacuatieadres) moeten hier op staan.

Deze lijst moeten de leden van het noodteam ook thuis bewaren, zodat bij een calamiteit in het weekeinde de adressen beschikbaar zijn. Het is aan te bevelen om ook een materiaaltechnisch deskundige in deze lijst op te nemen indien er materiaal beschadigd is of er gevaar voor beschadiging dreigt.

- Neem als bijlage bij het risico-beheersingsplan een prioriteitenlijst op van in geval van nood te evacueren archieven. Geef absolute prioriteit aan alle zaken die onvervangbaar zijn.

- Leg voor de dienst, of in samenwerking met andere archiefdiensten, een noodvoorraad aan. (Voor kleine instellingen is dat wellicht geen haalbare kaart. De rijksarchieven in de provincie of de grote gemeente-archieven zouden hierbij misschien kunnen helpen. Tegen kostprijs zouden de kleine archiefdiensten dan gebruik kunnen maken van hun noodvoorraad).

- Maak afspraken met andere archiefdiensten over collegiale hulpverlening (levering) mankracht indien daaraan behoefte is bij een calamiteit.

- Maak afspraken met een verhuisfirma en met een of meer andere archiefdiensten over de verhuizing en tijdelijke opvang van archiefmateriaal indien een (gedeeltelijke) evacuatie van archiefmateriaal nodig is bij een calamiteit. Spreek procedures af, bijvoorbeeld met voorwaarschuwingen om voorbereidende werkzaamheden op te kunnen starten.

- Regel wie tijdens of na afloop van een calamiteit de contacten met de media verzorgd. Stel daarvoor richtlijnen op.

- Het risico-beheersingsplan moet ook een adressenlijst bevatten van leveranciers. Vergeet hierbij niet de vriesvemen en vriesdroogspecialisten. Eventueel kunnen standaard faxformulieren als bijlagen worden toegevoegd.

- Het risico-beheersingsplan moet regelmatig gelezen worden door de leden van het noodteam en uiteraard ook regelmatig geactualiseerd worden zodat niet bij een calamiteit blijkt dat de crisismanager al drie jaar geleden ontslag heeft genomen.

- Het risico-beheersingsplan moet vervolgens per (mogelijke) calamiteit korte richtlijnen en instructies geven.

Een voorbeeld van een calamiteitenplan is te vinden in de calamiteitenkalender die hoort bij de CL-Publikatie nr. 10: Voor het kalf verdronken is. Een ander plan is het concept calamiteitenplan ARA/KB. Hierbij ligt de nadruk op de objecten en is het een onderdeel van een groter calamiteiten/beveiligingsplan. Een gedeelte van dit plan is hieronder gebruikt om een aantal aandachtspunten weer te geven bij de behandeling in een risico-beheersingsplan: diefstal, brand, waterschade en schimmelschade. De overige hierboven onder preventie genoemde calamiteiten / risico's zijn (nog) niet verwerkt.

2.2 DIEFSTAL

De meeste maatregelen in verband met diefstal liggen in de preventieve sfeer.

Het moeilijkst is te beveiligen tegen diefstal door personeel. Bepaalde regels kunnen preventief werken, zoals:

- Werken met pasjessystemen / beveiligingssystemen voor toegang tot gebouw.

- Autorisatiesysteem voor toegang tot depots (alleen bepaald bevoegd personeel heeft toegang tot (bepaalde) depots).

- Controle op ongeautoriseerde aanwezigheid in depots.

- Alle medewerkers op schrift duidelijk maken bij hun aanstelling wat de consequenties zijn bij het constateren van diefstal (bijvoorbeeld: ontslag op staande voet).

Tegen diefstal door bezoekers op de studiezaal kunnen preventieve maatregelen genomen worden als:

- Verplichte identificatie met pasfoto.

- Het bij elk bezoek tekenen van een bezoekerslijst (naam identificatie en naam bezoekerslijst moeten overeenkomen).

- Alleen potlood en papier mee de studiezaal in.

- Regelmatige controle (steekproeven) of er geen archiefstukken tussen de aantekeningen worden meegenomen.

- Een administratief systeem opzetten waarmee later bekeken kan worden wie wanneer wat heeft aangevraagd. Alleen het laten tekenen van de aanvraagbriefjes is een garantie dat later met zekerheid bewezen kan worden wie wat heeft aangevraagd. Het aanvragen van stukken via een terminal geeft die zekerheid niet. De gegevens over aangevraagde stukken moeten een bepaalde, niet te korte periode worden bewaard (bijvoorbeeld twee jaar?).

- Controle van de stukken vóór en ná uitgifte aan onderzoekers.

- Nummering van stukken binnen één inventarisnummer.

- Voldoende personeel op de studiezaal (surveillance).

- Zorgen dat er vanuit de studiezaal geen vrije doorgang mogelijk is naar een depot.

- In het studiezaalreglement duidelijk opnemen dat bij (poging tot) diefstal altijd aangifte bij de politie wordt gedaan.

- Verplicht gebruik van tasjeskluizen en garderobe.

- Regelmatige bestandscontrole.

Veel archiefinstellingen hebben een aantal van deze maatregelen al genomen, maar de regels worden vaak niet consequent toegepast. Bepaalde bezoekers krijgen privileges of men wil bezoekers niet afstoten door dergelijke regels. Het komt echter de veiligheid niet ten goede.

Bij verdenking van diefstal kan er als volgt gehandeld worden:

- Licht een collega in zo dat die eventueel assistentie kan inroepen.

- Blijf kalm en beleefd tegenover de klant (zeker geen lichamelijk geweld gebruiken)

- Gebruik de naam van de klant als hem of haar wordt uitgelegd wat de reden is om hem (haar) te controleren. De klant weet dan dat hij niet anoniem is.

- Probeer de zaak zoveel mogelijk discreet af te handelen. Bij voorkeur dus niet midden in de studiezaal.

- Het contact met de klant moet in de eerste plaats gericht zijn op het veiligstellen van de archiefstukken. Probeer schade aan archiefstukken zoveel mogelijk te vermijden. Voorzichtigheid is hierbij geboden zodat niet in de ijver om alles weer in de hand te krijgen de voor het politie onderzoek belangrijke gegevens verloren zijn gegaan.

- Waarschuw de politie.

- Vooral geen fysiek geweld gebruiken tenzij ter zelfverdediging.

Diefstal door derden van buiten het gebouw buiten de openingstijden van het gebouw:

Ook hier wordt vooral gedacht aan goede preventieve maatregelen, zoals:

- Een goed sleutelplan.

- Een goede autorisatieregeling voor betreding van de kantoorruimtes en de depots.

- Een goede inbraakbeveiliging met alarmering via politie of alarmcentrale eventueel gecombineerd met visuele en akoestische signalering (lampen en bel).

2.3 BRAND

Bij brand zal schade aan de collectie pas kunnen worden vastgesteld wanneer de brandweer de plek heeft vrijgegeven. De volgende zaken moeten in acht genomen worden:

- Voorzichtig bij betreden ruimtes! Let op omvallen / instorten van kasten en obstakels.

- Verminder rook en stank door ventileren.

- Zorg dat roet zich niet verspreid naar andere nog schone delen van het gebouw.

- Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet meer te verwijderen.

Wanneer besloten is materiaal te gaan verplaatsen uit de ruimte waar brand geweest is, neem dan het volgende in acht:

- Zorg ervoor dat er veilig in de ruimte gewerkt kan worden. Draag stofmaskers, zonodig gasmasker en beschermende kleding (uit noodvoorraad).

- Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet in gangpaden, etc.

- Verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal weghalen uit de betreffende ruimte.

- Beroet en niet beroet materiaal gescheiden houden.

- Roet voorzichtig van objecten verwijderen door een stofzuiger vlak boven het beroete materiaal te houden. Stofzuiger zoveel mogelijk buiten ruimte houden, zonodig met lange slangen werken. Stofzuiger moet voorzien zijn van HEPA-filter.

- Bij kleine branden waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimen voordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken.

2.4 WATERSCHADE

Na melding van waterschade aan delen van de collectie neemt de crisismanager van het noodteam de situatie ter plekke op. Hij besluit wat de te volgen procedure zal zijn.

Waterschade kan onder meer ontstaan bij lekkage, bij leidingbreuk, door bluswater, door overstromingen en door optrekkend vocht via dilatatievoegen.

- Plaats bij lekkages zo mogelijk emmers en bakken om lekwater op te vangen. Dek stellingen en kasten af met plastic.

- Breng zo mogelijk nog droog materiaal in veiligheid.

- Zorg er voor dat er geen extra schade ontstaat door het opspatten van water bij het lopen door de ruimte en het schoonmaken.

- Probeer bij een (dreigende) overstroming het water buiten de depots te houden door middel van het dichten van deuren met behulp van tochtstrips, siliconenkit, zandzakken, etc.

- Meer dan 10 cm. water in het depot: water eruit pompen met behulp van de brandweer of gehuurde pompen. Pomp de ruimte onmiddellijk leeg indien de overstroming korter dan zes uur geleden plaats vond (dicht op elkaar gepakt papier is dan nog niet helemaal doorweekt); anders kan men beter wachten tot er transportmogelijkheden aanwezig zijn. Onder water ontstaat geen schimmelgroei.

- Minder dan 10 cm. water in het depot: water verwijderen met behulp van schoonmaakdienst en waterstofzuigers.

- Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur is er gevaar voor het ontstaan van schimmel; getroffen ruimte laten koelen, ventileren en ontvochtigen.

- Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur kunnen boeken gemakkelijk beschimmelen; getroffen ruimte laten koelen, ventileren en ontvochtigen. Probeer de relatieve luchtvochtigheid onder de 60% te houden en de temperatuur beneden de 21 graden celsius. Doorweekt papier schimmelt niet, de kritieke fase is half nat.

- Papier neemt veel vocht op en zal in het water opzwellen, hierdoor kunnen stellingen en kasten uit elkaar gedrukt worden en omvallen. Stabiliseer kasten en neem zonodig één register of archiefdoos weg op iedere kastplank. Draag beschermende kleding en indien nodig een veiligheidshelm.

- Breng zo mogelijk nog droog materiaal in veiligheid.

- Nat materiaal klaar maken voor transport om in te laten invriezen. Pak eerst de kwetsbaarste en vervolgens de natste gedeelten aan (Zie verder ook: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5050).

2.5 EVACUATIE VAN ARCHIEFMATERIAAL

De crisismanager geeft aan welke stukken geëvacueerd moeten worden. Daarbij moeten de volgende zaken in acht worden genomen.

- Aanwijzingen van brandweer en/of andere autoriteiten dienen te worden opgevolgd.

- Raadpleeg de prioriteitenlijst.

- In het risico-beheersingsplan moet een objectief criterium worden genoemd voor het al dan niet evacueren van de archieven bij een dreigende watersnood (bijvoorbeeld een bepaalde waterstand of indien voor het waterschap een bepaalde fase van het dijkbewakingsplan in werking treedt (meestal ook gekoppeld aan waterstanden)). Het voorkomt onnodig overleg en vertraging. Het is goed daarbij een veilige waarde aan te nemen, zodat met een evacuatie begonnen kan worden voordat de evacuatie van mensen plaats vindt. Vooral bij grotere diensten zal er daarna te weinig tijd zijn om de klus te klaren.

EVACUATIE VAN ONBESCHADIGD MATERIAAL

- Gebruik de kratten en dozen uit de noodvoorraad en bij grotere hoeveelheden rolcontainers en of pallets.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en de bestemming van de doos.

- Pak dozen en kratten niet te vol; ze moeten ook nog verplaatst kunnen worden!

EVACUATIE VAN VERBRAND MATERIAAL

- Stabiliseer de situatie, maak gangpaden vrij en zorg dat roet zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen.

- Verwijder zoveel mogelijk roet voordat archiefstukken aangeraakt worden, eenmaal aangeraakt kan het roet vaak niet meer verwijderd worden.

- Beroet en niet beroet materiaal gescheiden houden.

- Droog beroet materiaal blijft in huis. Droog reinigen en herverpakken.

- Nat en beroet materiaal klaar maken om te laten invriezen en vriesdrogen.

- Gebruik de dozen en kratten uit de noodvoorraad.

- Zorg voor een schone inpak-ruimte.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en bestemming van de doos.

EVACUATIE VAN NAT MATERIAAL

NB. Nat materiaal moet zo snel mogelijk worden ingevroren!

- Stabiliseer de situatie, maak gangpaden vrij, zo mogelijk de ruimte koelen, ventileren en ontvochtigen.

- Wees bedacht op een schimmelexplosie (zie hieronder ook bij Schimmel).

- Zorg voor een schone, droge inpak-ruimte.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en bestemming van de verpakkingseenheid.

- Gebruik kratten en dozen uit de noodvoorraad en bij grotere hoeveelheden rolcontainers en of pallets.

- Scheidt nat materiaal van vochtig materiaal. Natte delen invriezen en vochtige zo mogelijk aan de lucht drogen, bij grote partijen ook invriezen.

- Probeer natte archiefbestandelen niet te openen: Nat papier scheurt zeer snel.

- Leg tussen delen een vel siliconenpapier zodat ze niet aan elkaar vastvriezen, probeer echter aan elkaar gekleefde delen niet te scheiden.

- Stop de dozen en kratten niet te vol: Nat materiaal is zwaar!

- Houdt leren en perkamenten banden apart.

- Kunstdrukpapier nathouden tot aan het invriezen, niet gedeeltelijk laten drogen

- Nat plano materiaal apart leggen of in kleine stapels, met siliconenpapier tussen schieten,in het uiterste geval met lade en al in laten vriezen.

- Natte foto's heel voorzichtig behandelen; OPPERVLAK NIET AANRAKEN!

VERPAKKEN

- Kies een schone en droge ruimte om de archieven ordelijk in te kunnen pakken.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en de bestemming van de verpakkingseenheid (doos, krat, rolcontainer, etc.). De keuze van de verpakkingseenheid moet al eerder gemaakt zijn en in het risico-beheersingsplan vastgelegd. Bij die keuze moet rekening worden gehouden met de schade aan het materiaal, de ruimte waar het materiaal terecht komt en de behandeling die het materiaal moet ondergaan).

- Pak dozen en kratten niet te vol.

- Stop niet allerlei soorten materiaal bij elkaar.

- Gebruik bij nat materiaal siliconenpapier om te voorkomen dat alles aan elkaar vastvriest.

- Zware boeken plat of met de rug naar beneden verpakken.

REGISTRATIE EVACUATIE

Om het terugplaatsen en terugvinden van de stukken te vergemakkelijken is een goed registratiesysteem noodzakelijk.

- Maak evacuatieformulieren (model bij noodvoorraad opbergen) met daarop plaats van bestemming, naam firma, behandeling, datum, schade. Vul een formulier in per verpakkingseenheid (doos, krat, container).

- Maak in tweevoud genummerde etiketten. Op deze etiketten moet behalve een nummer ook duidelijk de verkorte naam van de archiefdienst en het adres staan.

- Plak één etiket op de verpakkingseenheid en het andere op een evacuatieformulier. Vul op het evacuatieformulier in wat er in de verpakkingseenheid zit:

* naam of nummer archief

* inventarisnummers

* plaats in het depot

- Alle evacuatieformulieren worden bij de coördinator ingeleverd.

Bij evacuatie kan gebruik worden gemaakt van de volgende berekeningen:

- Per rolcontainer (hekkewagen) met een vloeroppervlak van 80 x 60 cm kan ca. 7 strekkende meter aan standaard archiefdozen vervoerd worden. Dit houdt in dat er per kilometer archief ongeveer 140 rolcontainers nodig zijn.

- In de meest gangbare verhuisauto's passen ongeveer 30 rolcontainers. Dit komt dus neer op ongeveer 5 verhuiswagens per strekkende kilometer archief.

- De spullen die ontsmet moeten worden bij Gammaster moeten worden verpakt in een Chep-pallet (100 x 120 en 180 hoog) daarin passen ca. 150 standaard archiefdozen. Uitgaande van 8 standaarddozen per meter is dit 18 meter archief. Per kilometer archief zijn 56 pallets nodig.

2.6 SCHIMMELSCHADE

NB. Schimmelgroei na waterschade kan binnen 48 uur een feit zijn. Vochtig en halfnat materiaal beschimmeld het snelst. (Zie ook Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5055 en P. van der Most en B. Wielheesen, Schade-atlas archiefmateriaal voor 1800, Den Haag 1991).

- Zorg er voor dat schimmel zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen.

- Beschimmeld en niet beschimmeld materiaal scheiden.

- Vochtig archiefmateriaal zo snel mogelijk drogen, wanneer dit niet binnen 48 uur kan moeten het materiaal worden ingevroren.

- Eénmaal beschimmelde boeken ook invriezen, daarna vriesdrogen en eventueel ontsmetten door middel van gammastraling.

- Schimmels zijn ongezond. Draag handschoenen, beschermende kleding en een fijn stofmasker (P3), desnoods een gasmasker.

- Verwijder droge schimmelsporen door middel van stofzuigen met een speciale stofzuiger voorzien van een HEPA-filter.

- Vervang beschimmelde archiefdozen en omslagen door nieuwe, die aan de standaardeisen van het Centraal Laboratorium voldoen.

3. TRAINING, EVALUATIE EN BIJSTELLING

Oefeningen kunnen duidelijk maken of er hiaten in het risico-beheersingsplan zitten en houden de kennis onder de medewerkers actueel. Het evalueren van het risico-beheersingsplan naar aanleiding van eigen ervaringen of ervaringen elders is belangrijk. Regelmatig actualiseren en bijstellen van het plan is onontbeerlijk.

BIJLAGEN BIJ HET RISICO-BEHEERSINGSPLAN

Adressen

Een lijst op met namen, adressen, telefoonnummers, faxnummers van leveranciers en hulpdiensten. Bijvoorbeeld namen van: verhuizers, leveranciers van (nood)materialen, schoonmaakbedrijven, beveiligingsbedrijven, verhuurbedrijven van waterpompen, ont- en bevochtigers, aannemers, firma's die aan schimmelbestrijding doen, verzekeraars, cateringbedrijven, etc.

Formulieren

Voorbeelden van faxformulieren voor diverse instanties en personen. Voorbeelden van de hierboven genoemde evacuatieformulieren. Voorbeelden van etiketten te gebruiken bij evacuaties.

Noodvoorraad

Neem een overzicht op van de eigen noodvoorraad of van de noodvoorraad elders waarover kan worden beschikt. Gebruik de lijst voor periodieke controle en aanvulling / vervanging van de noodvoorraad. De noodvoorraad kan o.a. bestaan uit: opvouwbare plastic kratten, verhuisdozen, steekwagens, emmers, dweilen, schoonmaakartikelen, beschermende kleding, handgereedschap, zaklantaarns, noodverlichting, verlengsnoeren, watervaste stiften, etiketten, plakband, plastic zakken, tochtstrips, siliconenkit.

Prioriteitenlijst

Maak voor het geval (een gedeelte van) de archieven geëvacueerd moet(en) worden en er, door wat voor omstandigheden dan ook, prioriteiten gesteld moeten worden omdat niet alles tijdig verhuisd kan worden, een prioriteitenlijst, waarbij onvervangbare stukken voorrang hebben boven vervangbare en (in principe) oudere stukken voor recente stukken.

LITERATUUR:

- Balloffet, N., Library Disaster Handbook: Planning, Resources, Recovery, New York 1992.

- Bruin, G. de, Th.A.G. Steemers, A.J.M. den Teuling en B. van Zanen, Depothygiëne en schimmelbestrijding, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5055.

- Fortson, J., Disaster Planning and Recovery: A How-To-do-It Manual for Librarians and Archivists, New York 1992. (Een uittreksel van het hoofdstuk 'Developing a Plan', is opgenomen in: Achival Outlook, maart 1995, p.18-19).

- Kemp, J., Vriesdrogen van fotografische materialen, een rapport, mei 1995 (getypt).

- Leeuwen, I. van, K. van de Watering, W. Smit en B. Wassink, Concept-calamiteitenplan Koninklijke Bibliotheek en Algemeen Rijksarchief, Den Haag 1995.

- McIntyre, J.E., Developing Disaster Control Plans, managing the diaster risk, z.pl, z.jr. (gepubliceerd door de ICA Committee on Disaster Preparedness).

- Mosk-Stoets, L.H., Voor het kalf verdronken is, handleiding voor het maken van een museaal calamiteitenplan, Amsterdam 1992 (CL-informatie nr. 10).

- Most, P. van der, en B. Wielheesen, Schade-atlas archiefmateriaal voor 1800, Den Haag 1991.

- Murray, T., Basis Guidelines for Disaster Planning in Oklahoma, z.pl. 1991.

- Roelofs, W.G.Th. en J.A. Mosk (eindred.), Museale calamiteiten en calamiteitenplanning, verslag van de twintigste themadag van het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap op 13 mei 1992, Amsterdam 1992.

- Smithsonian Institution, National Archives and Records Administration, Libary of Congress and National Park Service, A Primer on Disaster Preparedness, Management and Response: Paper-Based materials, z.pl. 1993.

- Teuling, A.J.M. den, Calamiteiten, Wegwijzer bij (water-)schade in archieven en bibliotheken en het opstellen van een rampenplan, hoofdstuk 5050 van Archiefbeheer in de Praktijk.

- Totka, V.A., Preventing Patron Theft in the Archives: Legal Perspectives and Problems, in: The American Archivist, afl. 56, 1993, p.664-672.