HANDLEIDING VOOR HET MAKEN VAN
EEN MUSEAAL CALAMITEITENPLAN

De tekst van deze uitgave is opgesteld door mevrouw drs. L. H. Mosk-Stoets, onder
verantwoordelijkheid van het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap
en in overleg met de afdeling Passieve Conservering van het Centraal Laboratorium

Actielijst
Overzicht van acties die genomen moeten worden bij het opstellen van een calamiteitenplan. Deze acties onderneemt men vóór het uitbreken van een calamiteit. Ze bevorderen dat bij een calamiteit sneller en effectiever kan worden opgetreden bij het voorkomen en beperken van schade. Nadere toelichting vindt u in het Algemene gedeelte van het Plan van Aanpak (Hoofdstuk 4.1) en in het Stappenplan (Hoofdstuk 4.2).
1.a. Stel een crisismanager aan die ten tijde van een calamiteit de leiding heeft - Verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden van deze manager worden schriftelijk vastgelegd - tot de taak van de crisismanager behoort het opstellen en invoeren van een calamiteitenplan. (STAP 1)
1. b. De crisismanager laat zich adviseren en assisteren door een commissie, het noodteam. Hiervoor komen mensen in aanmerking met kennis van zaken op het gebied van: - veiligheid - beveiliging - de collectie (conservering en restauratie) - bouwkundige zaken - financiën - bestuur, organisatie en PR. (STAP 1)
2. Een risico-analyse wordt uitgevoerd om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich wenst te beschermen (STAP 2)
3. Maak een inventaris en een prioriteitenlijst - om zelf inzicht te verkrijgen of te vernieuwen - om anderen duidelijk te kunnen maken waarom het gaat. (STAP 3)
4. Bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen worden in kaart gebracht en geëvalueerd - Maak zonodig een sterkte/zwakte analyse van de aanwezige preventie- methoden - maak voor het management een rapport met aanbevelingen over verbetering van de bestaande beveiliging/veiligheid. (STAP 4)
5. Leg contacten met externe organisaties; in elk geval met:
a. de brandweer Tijdens een persoonlijk gesprek moeten aan de orde komen veiligheid, beveiliging en training. Te denken valt aan de volgende punten: - vluchtwegen - de huidige wijze van alarmeren - de aanwezige apparatuur en maatregelen ter preventie van brand - bij welke gelegenheden/werkzaamheden de aanwezigheid van een brandwacht is vereist - de toegangswegen: bereikbaarheid van voor- en achterzijde van het gebouw c.q. de gebouwen door de brandweerauto's (afmetingen!) - een aanvalsplan ten behoeve van de brandweer - door de brandweercommandant te alarmeren personen ten tijde van een calamiteit - mogelijkheden voor brandinstructie - mogelijkheden voor training. Laat bij een brand de brandweer begeleiden door iemand die zowel gebouw als collectie goed kent!
b. de politie - Leg persoonlijke contacten - vraag wat de meest voorkomende lokale criminaliteit is - bespreek de doeltreffendheid van de huidige beveiliging van de instelling tegen criminaliteit en vraag technisch advies - neem procedures door die worden gevolgd bij zaken zoals diefstal, bommelding enz. en vraag advies - laat een kaart achter met naam, functie en telefoonnummer van degene(n) die bij een calamiteit moet(en) worden gewaarschuwd.
c. naburige ziekenhuizen, ambulancepost/GGD en EHBO-posten Deze contacten betreffen voorzieningen ten behoeve van de veiligheid. Dit onderwerp valt buiten de handleiding. Toch zijn de volgende punten van belang: - Leg persoonlijke contacten - vraag advies over zaken zoals de bereikbaarheid van de verschillende ruimten voor brancards, de inhoud van EHBO-dozen, de eerste kenmerken van ontregeling van suikerpatiënten enz.
d. de gemeente - Leg persoonlijke contacten - vraag ook hoe men de contactpersonen kan bereiken buiten kantooruren - vraag of in het gemeentelijk rampenplan speciaal rekening wordt gehouden met uw instelling - vraag of de gemeente zonodig een noodruimte kan verschaffen.
e. naburige verwante instituten - Leg persoonlijke contacten - ga de mogelijkheden na voor het gezamenlijk opstellen van een calamiteitenplan - ga na welke diensten wederzijds kunnen worden verleend bij het optreden van een calamiteit - noteer naam, adres en telefoonnummers (werk en thuis) van een contactpersoon en laat de eigen gegevens achter.
f. museale experts - Zorg voor het paraat hebben (ook buiten werkuren) van naam, adres en telefoonnummer van restauratoren c.q. restauratie-ateliers (referenties!) - ga na welk verhuisbedrijf, schoonmaakbedrijf enz. is gespecialiseerd in het omgaan met gebouwen en collecties zoals de uwe (referenties!) - neem contact op met de regionale museumconsulent voor informatie over reeds bestaande calamiteitenplannen.
g. stichting Salvage - Leg contact met de stichting en bespreek welke procedures worden gevolgd ter beperking van de schade na een calamiteit - verzeker u ervan dat deze procedures en maatregelen overeenkomen met degene die u in gedachte had. - maak specifieke afspraken (STAP 5) 6. Bepaal de te gebruiken beschermingsmethoden. Dit zijn: - bescherming en versterking van het gebouw - bescherming ter plaatse van de objecten - relocatie - evacuatie. (STAP 6)
7. Maak plannen voor herstel van gebouw en voorwerpen. - Zorg voor een voorraad noodmaterialen - maak instructies voor de wijze van a. vaststellen van de schade b. het stellen van prioriteiten bij de eerste opvang c. inroepen van hulp van buitenaf (STAP 7)
8. Anticipeer op contacten met de media. - Stel een woordvoerder aan naar wie bij een calamiteit iedereen verwijst - zorg dat iedereen weet wie de woordvoerder is - bedenk een methode waardoor bij een calamiteit personeel en bruikleengevers zeer snel kunnen worden ingelicht; voorkom dat ze via de media moeten vernemen wat er aan de hand is - bedank al degenen die hulp hebben geboden. (STAP 8)
9. Schrijf een calamiteitenplan (STAP 9)
10. Train het personeel - Maak een programma, maar begin klein (afdeling, verdieping) - motiveer zonodig de mensen - zorg dat iedereen zijn/haar taak en verantwoordelijkheden kent als onverhoopt een calamiteit gebeurt - zorg dat iedereen de daarvoor benodigde vaardigheden door praktische training heeft opgedaan - train op gezette tijden, zodat iedereen bij een calamiteit automatisch reageert op de goede manier - geef korte instructies/aanwijzingen. Doe dit zoveel mogelijk in de vorm van beeldmateriaal (tekeningen, foto's, dia's, video, film) - de richtlijn is: hoe geringer de verantwoordelijkheid is, des te korter is de instructie. (STAP 10) 11. Test het calamiteitenplan - Maak een scenario - geef duidelijk aan dat er sprake is van een test/oefening - ga na of de mensen zich volgens verwachting gedragen - werk de reacties uit en stel het plan bij. (STAP 11)
12. Evalueer het calamiteitenplan Stel het plan regelmatig bij, maar in elk geval - na een bijna-calamiteit in eigen huis - aan de hand van ervaringen van derden - na een calamiteit in eigen huis. (STAP 12)

L E E S W IJ Z E R

INHOUD

VOORWOORD

Preventie is grotendeels buiten deze handleiding gehouden. Preventieve maatregelen kan men technisch en fincancieel plannen en in een te kiezen volgorde uitvoeren. Ook de nazorg aan delen van de collectie en het gebouw die schade hebben opgelopen, is in deze handleiding niet behandeld. Wel geeft de handleiding aan dat men zich op die nazorg moet prepareren en dat men, overeenkomstig de aard van het gebouw en de collectie, contacten moet leggen met degenen die na een calamiteit bij het herstel en de opvang moeten worden betrokken. Dit is echter maatwerk per instelling. De aanbevelingen over wat er met beschadigde objecten moet gebeuren zullen overigens in de tijd veranderingen kunnen ondergaan. Blijft over de periode van de calamiteit zelf. De calamiteit laat zich, als enige, niet plannen. Het kan vannacht nog gebeuren. Het zou mooi zijn als er dan een goed doordacht en bij alle betrokkenen bekend calamiteitenplan was. De medewerkers van de afdeling Passieve Conservering en de projectmedewerkers die zich in de literatuur hebben verdiept en de handleiding hebben geschreven, hebben van vele betrokkenen in den lande ondersteuning gekregen. Het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap is hun dank verschuldigd. Graag vermeld ik de brandweercommandanten J. Hartog (Castricum) en ing. J. A. Ruibing (Maarssen), de provinciale museumconsulenten, de heer A. J. M. den Teuling, Provinciaal inspecteur der archieven in Drenthe, de heer P. J. Westhuis van de Dienst Gemeentelijke Musea van Rotterdam en de heer A. van der Linden van de Rijksdienst voor de Monumentenzorg te Zeist voor het kritisch lezen en becommentariëren van conceptversies van de handleiding. Ook de heren A. G. Cremers, Hoofd Bewaking en Beveiliging, en Tj. B. Zult, Chef Bedrijfshulpverlening van het Rijksmuseum in Amsterdam dank ik daarvoor en voor de tijd en moeite die ze hebben genomen om hun werk op beveiligingsgebied aanschouwelijk te maken voor de samenstelster van de handleiding.
Graag spreek ik de wens uit dat deze handleiding niet alleen een aanleiding zal zijn tot het ter hand nemen van de complexe maar interessante taak zich op een calamiteit voor te bereiden maar ook een hulp daarbij.
A. Gräfin Ballestrem, directeur Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap





Hoofdstuk 1

INLEIDING

1. waardoor een ernstige verstoring van de algemene veiligheid is ontstaan, waarbij leven en de gezondheid van vele personen dan wel grote materiële belangen in ernstige mate bedreigd worden
   en
   
2. waarbij een gecordineerde inzet van diensten en organisaties van verschillend vakgebied vereist is.

In een groot aantal wetten en besluiten zijn de verantwoordelijkheid voor en betrokkenheid bij het bestrijden van rampen en de voorbereiding daarop vastgelegd. Zo schrijft de Rampenwet voor, dat iedere gemeente dient te beschikken over een door de gemeenteraad vast te stellen rampenplan. Dit is een organisatie-overzicht en een waarschuwings- en afsprakenschema voor het optreden bij rampen. Verder moet de burgemeester voor elke ramp waarvan de plaats, de aard en de gevolgen voorzienbaar zijn, een rampbestrijdingsplan vaststellen met daarin alle voor die ramp te nemen maatregelen. Instellingen kunnen plannen maken voor eigen gebruik om het hoofd te bieden aan brand, overstroming en andere zaken, die de directie zou betitelen als een ramp voor de instelling. Om elke mogelijke verwarring met bovengenoemde rampenplannen en rampbestrijdingsplannen te vermijden, noemt men dergelijke plannen calamiteitenplannen.

Veiligheid en beveiliging
In lokale en regionale rampenplannen ontbreekt stelselmatig de bescherming van cultuurgoederen. Hoewel men liever niet denkt aan mogelijke rampen die zouden kunnen gebeuren, kunnen instellingen beter geen struisvogelpolitiek bedrijven. Behalve persoonlijke schade moet ook schade aan gebouw en de in huis zijnde cultuurgoederen tijdens een calamiteit effectief worden voorkomen of beperkt. In de eerste plaats zullen instellingen hiertoe preventieve maatregelen nemen. Deze maatregelen liggen op het gebied van:

1. veiligheid ten behoeve van mensen en
2. beveiliging ten behoeve van goederen en zaken.

1. veiligheidsvoorzieningen ten behoeve van:
   1. bezoekers; deze hebben o.a. recht op een veilig bezoek aan het gebouw of de tentoonstelling;
   2. het personeel en de vrijwilligers; deze hebben recht op een veilige werkplek
      
   en
   
2. beveiliging ten behoeve van:
   1. de collectie. Daarbij moet niet alleen rekening worden gehouden met tentoongestelde voorwerpen, maar ook met de voorwerpen in depot en geleende voorwerpen;
   2. het gebouw; dit is niet altijd ontworpen voor het doel waar het tegenwoordig voor wordt gebruikt, wat extra beveiligingsproblemen kan meebrengen;
   3. hun reputatie; een instelling met een slechte reputatie op het gebied van beveiliging zal niet gemakkelijk objecten kunnen lenen ten behoeve van een tentoonstelling.

Beveiliging

Beveiligingsmaatregelen kunnen heel simpel zijn, zoals een slot op de deur, of heel geavanceerd, zoals een elektronisch beveiligingssysteem. Maar de ene soort beveiliging kan in conflict komen met een andere soort beveiliging of met veiligheid. Zo zal bij brand een nooduitgang niet afgesloten mogen zijn, maar ter voorkoming van diefstal moeten deuren op slot zijn. Daarbij kan het beveiligingssysteem op zich weer een bedreiging vormen voor de collectie; immers een sprinklersysteem kan gaan lekken en bij een diefstal uit het Van Gogh-museum veroorzaakten de schroeven van de achterkantbescherming van schilderijen beschadiging van de voorkant van andere schilderijen die er tegenaan werden geklemd. Hoe en waartegen beveiligd zal worden is een afweging tussen risico en kosten van (het onderhoud van) de beveiliging. Dit kan voor iedere instelling anders uitvallen. Omdat men altijd een zeker risico zal moeten accepteren, men nooit alle menselijke fouten kan voorkomen en nooit elke samenloop van omstandigheden kan voorzien, zullen in de praktijk altijd calamiteiten blijven voorkomen. Opstellen en invoeren van een calamiteitenplan is nodig, om schade zoveel mogelijk te beperken. De praktijk leert namelijk dat, bij het ontbreken van een dergelijk plan, autoriteiten bij calamiteiten vaak zelf slachtoffer worden van paniek en verwarring en geen beleidsaanwijzingen geven. Toch zullen bij calamiteiten snel beslissingen moeten worden genomen, want de tijd die men heeft om schade te voorkomen of te beperken, is gering. De spaarzame tijd die men heeft, moet men als het ware zien te 'rekken'; hiervoor is voorafgaande planning noodzakelijk. Men kan ten eerste maatregelen bedenken in de preventieve sfeer. Compartimentering, het gesloten houden van bepaalde deuren en ramen en het niet in de kelder en op de grond plaatsen van archiefmaterialen zijn daar voorbeelden van. Ten tweede kan men maatregelen bedenken die bij het ontstaan van een calamiteit de reactietijd verkorten. Verspreiden van telefoonlijsten waarop staat wie wanneer moet worden gewaarschuwd, en heldere concrete aanwijzingen om schade aan objecten te minimaliseren, zijn hiervan een voorbeeld. Tenslotte kan men maatregelen bedenken die gericht zijn op conservering. Maar hoe goed bedacht een calamiteitenplan ook is, het doel kan nooit worden gerealiseerd als mensen niet of nauwelijks van het bestaan ervan weten. Immers, een plan kan nooit beter zijn dan de mensen die het moeten uitvoeren. Ieder personeelslid moet in meerdere of mindere mate worden betrokken bij het opstellen en invoeren van een calamiteitenplan. Bij het optreden van een calamiteit weet iedereen dan wat van hem/haar wordt verwacht.

Samengevat: het is nodig dat men

• vooruitziet en een planning maakt
• een calamiteitenplan op schrift stelt
• een aanwezig plan up to date houdt
• personeel traint in het gebruik van het plan en in het omgaan met de aanwezige apparatuur
• het plan test en van tijd tot tijd evalueert.

Veiligheid
Veiligheid en welzijn van de mensen staat vanzelfsprekend altijd voorop. Daarom zijn er vluchtwegen, juiste werkomstandigheden en EHBO-voorzieningen. Wetten en maatregelen zijn erop gericht de veiligheid te waarborgen. Zo bestaan een Brandreglement Rijksmusea, EG-kaderrichtlijnen, de ARBO-wet en het BZB-besluit. En men kan voor zaken aangaande de veiligheid te rade gaan bij de Bedrijfszelfbescherming en bij het NIA (Nederlands Instituut voor Arbeidsomstandigheden, het vroegere Veiligheidsinstituut, De Boelelaan 30/32, 1083 HJ Amsterdam, tel. 020 - 5498611).
De onderwerpen veiligheid en preventie vallen echter buiten het bestek van deze handleiding. Dat wil niet zeggen dat deze zaken nooit zijdelings ter sprake komen. Het is bijvoorbeeld altijd wenselijk, dat zowel het meubilair als de rug van de sjouwer heel blijft bij een ontruiming!



Hoofdstuk 2

DOELSTELLING EN OPZET

• een instelling samenwerkt met diverse externe organisaties en deskundigen (externe coördinatie)
• alle mensen binnen de instelling naar eigen vermogen een bijdrage leveren (interne coördinatie) en
• de veiligheid van mensen voorop staat.
  

2.3. Opzet van de handleiding
Feitelijk valt de handleiding in drie delen uiteen:

1. Inleiding en doelstelling van de handleiding (De hoofdstukken 1 en 2)
2. Casussen ter 'leringhe ende vermaeck', een geschreven illustratie (Hoofdstuk 3)
3. Plan van aanpak voor een calamiteitenplan (Hoofdstuk 4).

• een actielijst
• een algemeen gedeelte
• een stappenplan.
  

Stappenplan
De stappen van dit plan vertonen een onderlinge samenhang. Het is niet zinnig om willekeurig een aantal 'leuke' stappen te nemen en andere over te slaan. Bij het doorlopen van de stappen komt men voor een aantal beleidsmatige en bestuurlijke keuzen te staan. Dat houdt in dat het management of de directie van een instelling daadwerkelijk betrokken moet blijven bij het opstellen van het calamiteitenplan. Het afschuiven van de handleiding naar iemand van de praktijk die 'het calamiteitenplan zelf maar even moet schrijven' past niet bij de basisgedachte van de handleiding. Het opstellen van een calamiteitenplan is een project dat cordinatie van krachten vraagt. Daarom zou een kleine instelling zo'n project niet alleen, maar in samenwerking met andere verwante instellingen moeten opzetten. Cordinatie binnen gemeenten ligt zeer voor de hand.




Hoofdstuk 3

BESCHRIJVINGEN VAN CONCRETE CALAMITEITEN EN RAMPEN

• 80.000 exemplaren werden reddeloos vernietigd
• 20.000 boeken leden water- en rookschade
• 70.000 boeken werden nauwelijks nat, maar leden aanzienlijke rookschade.
• De boeken waren ook door elkaar geraakt bij de snelle ontruiming.

Aanbeveling(en) bij het maken van een calamiteitenplan:

• vorm een noodteam
• zorg voor een aanvalsplan ten behoeve van de brandweer
• zorg dat er een commandopost kan worden opgezet
• maak een ontruimingsplan
• maak telefoonlijsten van specialisten, hulpdiensten, leveranciers van bouwgereedschappen, apparatuur enz.
• zorg voor een duidelijk financieel plaatje. Geef aan welk deel van de collectie kan worden vervangen of afgeschreven en hoeveel geld er beschikbaar is voor conservering en herstel.

• voor welke objecten is het economischer om ze te vervangen dan te redden?
• welke voorwerpen kunnen zonder bezwaar worden weggegooid?
• wat zijn de (directe en verborgen) kosten als men overgaat tot weggooien van een voorwerp? (Niet alleen het drogen, maar ook het sorteren van boeken en documenten kost geld).
• in hoeverre kunnen giften uitkomst bieden? Zijn verloren gegane objecten zoals boeken, in een andere vorm (microfilm) verkrijgbaar?
• wat zijn de (juridische) gevolgen als bepaalde documenten verloren gaan?
• houd er rekening mee dat vrijwilligers zelf ook hun bezigheden en verantwoordelijkheden hebben; realistisch is om niet langer dan 2 tot 3 dagen te rekenen op dit soort hulp.
• zorg voor een regelmatige updating van aanwezige telefoon- en turflijsten.

CASUS 2. Het Textielindustrie Museum ondergelopen

Evaluatie:

• met behulp van toegesnelde vrijwilligers werd zoveel mogelijk museummateriaal verplaatst van de ondergelopen expositieruimte naar de nabijgelegen, droge entresol. Vervolgens werd contact gezocht met een schoonmaakbedrijf om op deskundige wijze de drab te verwijderen. Het uitgezochte schoonmaakbedrijf had vaker in een museum gewerkt en toen getoond te weten hoe met museale spullen om te gaan
• de museale bruikleengevers werden opgebeld om te vermijden dat deze het nieuws in eerste instantie uit de krant zouden vernemen. Ondertussen kwam een stroom van telefoontjes op gang van instellingen, die hulp aanboden en van bedrijven die hun diensten aanboden
• het gebouw en de museumcollectie werden in twee maanden tijd gedroogd
• evenveel tijd ging zitten in de herordening van de verzameling
• ook bleek deze ramp een enorme klap aan het moreel van het museumpersoneel te hebben toegebracht. Het gebouw was pas een half jaar betrokken en de zaken begonnen net lekker te lopen. Maar door de ramp is het museum bijna een jaar dicht geweest. Daarna moest men van voren af aan beginnen met zaken zoals het opbouwen van vertrouwen van andere musea en het trekken van publiek.

Literatuur: Rook, G. J. de, Watersnood in Textielindustriemuseum. Museumvisie 9 (1985) nr. 1, 10-11

Aanbeveling(en):

• laat de brandweer begeleiden door iemand die de museumcollectie goed kent
• een nooddepot is bij calamiteiten nuttig
• kleine musea moeten flexibele procedures opzetten: men weet nooit wie bij een ramp of calamiteit wel of niet beschikbaar kan zijn; bovendien kan niet iedereen onder stress goed functioneren.

CASUS 3. Brand in het Museum of Modern Art, New York
Het Museum of Modern Art is een gebouw van 6 verdiepingen; de eerste, tweede en derde verdieping bestaan uit tentoonstellingszalen met een hoog plafond. In de ochtend van 15 april 1958 legden schilders de laatste hand aan de renovatie van de tweede verdieping. Toen ze gingen lunchen lieten ze 140 liter verf in open bussen achter. Vlak na de lunch keerde een stukadoor terug naar de tweede verdieping en ontdekte een brandje in een afdekkleed, vlak bij de open verfblikken. Hij dacht dat dat was veroorzaakt door een peuk van een sigaret (er was geen rookverbod voor schoonmaakpersoneel, dat 's ochtends al bezig was geweest de rommel op te ruimen). Samen met een zaalwacht werd geprobeerd het vuur te doven met een brandblusser. Dit mislukte en de verf in de open blikken en de pas geverfde panelen vatten vlam. De dikke, zwarte rook stroomde overal naar toe via open deuren van zalen (opengelaten voor ventilatie) en van leidingenkasten en via andere openingen voor nog door te trekken buizen, leidingen en bedrading. Iemand gaf brandalarm. De brandweer dacht aanvankelijk dat de brand in de liftschacht woedde. De brandweer wist dat de blusleiding op de tweede verdieping niet gebruikt kon worden. Een loodgieter zei per vergissing dat de leiding was gerepareerd en deze werd aangesloten. Het water spoot er op de vijfde verdieping weer uit en liep via de achtertrappen naar beneden. Correspondentie in de kelder werd nat. Sommige mensen haalden daar zaken uit (handtekeningen van Picasso e.d.). Schade: de man die de brandweer naar de tweede verdieping had geleid, had door de dikke rook de uitgang niet meer kunnen vinden en werd dood aangetroffen. Ten tijde van de brand waren ongeveer 500 mensen (bezoekers en staf) in huis. Dertig schoolkinderen werden via de trap naar buiten geleid. De overige mensen vluchtten voor de dikke rook naar boven en vonden daar een uitweg. Misschien leek de rook nog dikker, doordat de trap grijs was geschilderd. Drie vrouwen (die in paniek waren geraakt) en 30 brandweerlieden werden gewond. Twee schilderijen werden vernietigd. Het ene schilderij, Water lillies van Monet, was geheel verschroeid en het oppervlak was gebobbeld. Van het andere schilderij St. John's Eve van Portinari was de bovenste helft verbrand en het was overal gescheurd; het werd de dag na de brand per ongeluk weggegooid door schoonmakers. Zeven schilderijen waren beschadigd; 530 schilderijen leden rookschade. Kosten: $ 300.000 voor het gebouw en $ 400.000 voor de inhoud.

Literatuur: Wilson, R., The New York Museum Fire. Quarterly of the National Fire Protection Ass. (Boston) 52 (July, 1958) 67-77
Russel, L., How the Museum of Modern Arts survived the fire. Smithsonian 4 nr. 2 (1973) 58-67

Evaluatie:
Algemene maatregelen die de schade hadden kunnen beperken:

• duidelijk aangeven van vluchtwegen. Zorgen voor ruime doorgang en (nood)verlichting
• niet alle (brand)trappen dicht bij elkaar plannen
• duidelijk aangeven van de verdieping bij de trappen/lift
• brandmelders niet camoufleren
• sprinklerinstallaties
• het gesloten houden van trap-, lift- en branddeuren
• het tot een minimum beperken van brandbaar materiaal (ook in expositieruimten) en het toepassen van onbrandbaar of brandvertragend materiaal, waar mogelijk. Stoffen zoals afdekkleden en velums kunnen met een brandvertragend middel worden geïmpregneerd
• het opbergen in afgescheiden opslagruimten van objecten die niet worden tentoongesteld
• het aanstellen van een persoon die verantwoordelijk is voor veiligheid en beveiliging en de leiding heeft bij calamiteiten
• het regelmatig houden van brandoefeningen
• bij renovatie:
  1. ruimten die worden gerenoveerd, moeten worden afgesloten van de rest van het gebouw
  2. alle tentoonstellingsmaterialen/objecten moeten uit deze ruimte worden verwijderd
  3. aanwezig moeten zijn: brandblussers, brandslangen en een brandwacht
  4. brandblusapparatuur moet in orde zijn
  5. iedereen moet worden geïnstrueerd, dat eerst alarm moet worden geslagen en vervolgens (desnoods tegelijkertijd) het vuur moet worden bestreden
  6. roken moet worden verboden; lassen en dergelijke activiteiten moeten gebeuren onder toezicht van de brandwacht.
  
  

• Nelson Rockefeller (die naast het museum woonde) hield brandweerlieden tegen, die op de derde verdieping door een muur wilden heenbreken. Zo werd 'La Grande Jatte van Seurat gespaard, dat aan de achterkant van de muur hing. Dit schilderij was voor een keer uitgeleend door het Chicago Art Institute en had een waarde van $ 1.000.000
  
• de brandweer gebruikte slangen met sproeikoppen om de schade te beperken
• mensen hielpen elkaar en vonden alternatieve vluchtwegen naar (daken van) naburige gebouwen.

3.3. Moraal van de verhalen

• de kwaliteit van ter plekke aanwezige mensen
• de kwaliteit van de cordinatie.
  

Hoofdstuk 4

PLAN VAN AANPAK

1. Doel
   Het doel van een calamiteitenplan is het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie, niet het maken van procedures en het vergroten van de bureaucratie.
   
2. Geen speciale organisatie
   De instelling moet geen nieuwe organisatie ontwikkelen die zich specifiek bezighoudt met calamiteiten. Calamiteitenbestrijding moet worden ingebouwd in bestaande organisatiestructuren; deze zijn het best bekend en blijven het best functioneren, ook bij onverwachte gebeurtenissen.
   
3. Deelcontrole
   Een calamiteitenplan kan in betrekkelijk korte tijd worden geschreven. Wat echter tijd kost is de daadwerkelijke invoering van het plan. Daarom zal een realistische hoeveelheid tijd voor ieder onderdeel moeten worden uitgetrokken. Voortgangscontrole bij de invoering van een calamiteitenplan is noodzakelijk.
   
4. Details
   Ieder personeelslid moet bij het opstellen van een calamiteitenplan worden betrokken. Maar het is overbodig of zelfs contraproduktief om ieder personeelslid met alle details lastig te vallen. Het management heeft recht op een volledig rapport, maar bijvoorbeeld de zaalwacht zal een instructiekaart op vestzakformaat meer dan voldoende vinden. Houd de instructies helder, kort en zo concreet mogelijk. De richtlijn is: hoe kleiner de verantwoordelijkheid, des te korter de instructie.
   
5. Vuistregels bij calamiteiten
   Bij calamiteiten zal men proberen mensen in veiligheid te brengen en schade aan voorwerpen te voorkomen of te beperken. Hoe goed dit lukt hangt in hoofdzaak af van de kwaliteit van ter plekke aanwezige mensen en van de kwaliteit van de cordinatie.
   

1. zorg voor leiding en wel éénhoofdige. Als niemand de leiding neemt ontstaat chaos, is er kans op paniek en wordt de schade maximaal. Een meerkoppige leiding kan niet snel en efficiënt besluiten nemen en aanwijzingen geven.
2. vorm een noodteam.
3. zet een commandopost op, zo dicht mogelijk bij de plaats van de calamiteit of bij de beschikbare noodruimte.
4. de leiding moet overzicht hebben en houden over de taken die worden uitgevoerd. Zorg dus dat duidelijk is wie de leiding heeft en voorkom dat mensen op hun eigen houtje gaan werken.
5. verdeel beschikbare mensen in duidelijke taakgroepen. Definieer elke taak van tevoren. Geef duidelijke en korte richtlijnen. Bepaal wie waarvoor verantwoordelijk is. Houd mensen die niet kunnen of willen meewerken op een afstand.
6. zorg voor benodigd materiaal.
7. roep eventueel hulp in van deskundige derden.
8. maak foto's van verschillende situaties en van diverse reddingsacties.
9. en vooral: dit is tijd voor snelle doordachte actie, niet voor zelfbeklag. In de praktijk is gebleken dat het grootste succes wordt geboekt door degenen die de moed niet verliezen en aanpakken. Hoe weinig er ook wordt gered, het is beter dan niets. Ook voor het eigen moreel!

4.2. Stappenplan

• eenhoofdige leiding
• taak en aanstelling leiding
• assistentie voor de leiding.
  

1.1. Eenhoofdige crisisleiding
De planning begint met het (door de directeur) aanwijzen van een persoon, die verantwoordelijk is voor het opstellen en het invoeren van het calamiteitenplan. Bij voorkeur is deze crisismanager niet de directeur van een instelling, alhoewel het bij kleine instellingen vaak niet anders kan. De directeur heeft bij een optredende noodsituatie immers al genoeg aan het hoofd. Een vereiste is dat de crisismanager genoeg weet van veiligheid en beveiliging en daarnaast ook inzicht heeft in de cultuurhistorische waarde van het gebouw en/of de collectie. Daarbij zijn goede sociale vaardigheden vanzelfsprekend.

1.2. Taak crisismanager
De crisismanager moet het calamiteitenplan opstellen en invoeren. Daarbij moet binnen de bestaande organisatiestructuren de bestrijding van calamiteiten worden ingebouwd. Zij/hij is voor deze taken volledig verantwoordelijk en moet ook de benodigde bevoegdheden krijgen. Hij/zij cordineert alle acties tijdens een in het plan voorziene optredende calamiteit, neemt beslissingen en geeft aanwijzingen. Natuurlijk is het mogelijk dat de crisismanager niet direct te bereiken is als een calamiteit gebeurt. Spreek dan bijvoorbeeld af dat tot de crisismanager arriveert, de hoogste in rang ter plaatse de beslissingen neemt en zorgt voor de coördinatie.

1.2.1. Aanstelling crisismanager
De aanstelling van een crisismanager dient schriftelijk te geschieden en zijn/haar verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden dienen duidelijk en compleet te zijn vastgelegd. Management en staf moeten bereid zijn om de crisismanager alle steun te geven die nodig is bij het opstellen en invoeren van het calamiteitenplan.


1.3. Assistentie en noodteam
Als de grootte van de staf het toelaat, moet er een commissie worden benoemd om de crisismanager te assisteren en te adviseren. Deze commissie groeit mettertijd uit tot het noodteam. Leden van dit team weten hoe ze moeten handelen bij calamiteiten om schade te voorkomen en te beperken. Bij een kleine instelling kan de gehele staf deel uitmaken van het noodteam. Bij een grote instelling kunnen dit zijn:

• afdelingshoofden
  en
• leden van de directie met specifieke kennis op veiligheids- en beveiligingsgebied.
  

• mensen met tenminste een geldig EHBO-diploma
• de conservator
• de beheerder
• deskundigen op het gebied van logistiek.

Risicolijst:

Oorlogshandelingen staan niet vermeld omdat deze een aparte en landelijk centrale planning vereisen.
3 =       meer dan drie keer voorgekomen. Grote schade, die echter beperkt is tot enkele objecten of een enkele ruimte. Veel personen met kleine verwondingen of enkele met grote verwondingen. Verscheidene problemen. Grote kosten. Hulp nodig.
4 =       meer dan drie keer voorgekomen. Grote schade. Veel mensen liepen verwondingen op en persoonlijke schade. Veel moeilijk op te lossen problemen. Zeer grote kosten. Veel hulp nodig.
5 =       meer dan drie keer voorgekomen. Zeer grote of uitgebreide schade. Veel mensen raakten gewond of overleefden niet. Veel ingewikkelde problemen. Ondraagbare kosten. Meer hulp nodig dan kon worden gegeven.
De score in kolom 3 (kans) bepaalt men als volgt:
0 =       onwaarschijnlijk kleine kans dat dit soort calamiteit zich onder deze omstandigheden voordoet.
1 =       zeer kleine kans, moeilijk te bepalen met huidige gegevens
2 =       kleine kans
3 =       redelijke kans (meer dan 50%)
4 =       grote kans
5 =       bijna zeker dat dit soort calamiteit onder deze omstandigheden in de nabije toekomst gebeurt.

De score in kolom 4 (kritiek) loopt bijvoorbeeld als volgt:
0 =       niet van toepassing (score 0 in kolom 3)
1 =       geen effect
2 =       betrekkelijk onbelangrijk
3 =       ernstig
4 =       zeer ernstig
5 =       fataal.

De score in kolom 5 (risico-analyse) berekent men als volgt:
Alle risico's die fataal zijn voor een museum (kolom 4, score 5), krijgen rangnummer 1 (hoogste prioriteit). Zijn er meerdere risico's met hetzelfde rangnummer, dan bepaalt de hoogte van de score in kolom 3 welk risico een hogere prioriteit heeft. Vervolgens behandelt men de zeer ernstige risico's (score 4, kolom 4) op eenzelfde manier, enzovoort. Kolom 2 (historie) doet niet mee bij bepaling van het rangnummer voor de prioriteit. Deze kolom kan men bijvoorbeeld gebruiken om na te gaan of en hoe de beveiliging is verbeterd nadat een calamiteit zich heeft voorgedaan. Ook kan kennis die men aldus heeft verkregen, van pas komen bij de beantwoording van eventuele vragen van de pers (zie Hoofdstuk 4.2, STAP 8).

Bestrijding van de gevolgen
Men heeft nu een aantal risico's geselecteerd waartegen men zich via een calamiteitenplan wil beschermen. Bij het maken van dit plan kan men uitgaan van deze potentiële risico's. Beter is het echter te kijken naar de mogelijke gevolgen van een calamiteit. Zo kunnen bijvoorbeeld storm, overstroming, lekkage en brand alle waterschade tot gevolg hebben. Hoe dit soort schade moet worden beperkt, kan men het best zetten in één apart hoofdstuk, waarnaar wordt verwezen. Om de gedachten beter te bepalen zijn van enkele vaak voorkomende calamiteiten oorzaken, voorspelbaarheid en gevolgen (voor zover van toepassing) opgenomen in Appendix IA, blz. 64.STAP 3. Samenstellen van een inventaris en een prioriteitenlijst

3.1. Gebouw en/of collectie
Meestal kan in geval van een dreigende calamiteit niet alles worden beschermd. Eerst dient nagegaan te worden wat met een hogere prioriteit moet worden beschermd: het gebouw of de collectie.
Een monument kan in meerdere of mindere mate als herstelbaar of reconstrueerbaar worden beschouwd, als er gedetailleerde tekeningen en foto's van bestaan. Zorg voor kopieën van de tekeningen en extra afdrukken van de foto's.

3.2. Inventaris
Een inventarislijst van de bezittingen van (elke afdeling van) de instelling zal vaak al aanwezig zijn. Zo niet, dan moet deze worden gemaakt. Een kopie van deze lijst moet (eventueel op diskette) worden bewaard buiten de instelling en ergens voor de greep binnen de instelling. Maak hiervoor afspraken met de brandweer.

3.3. Prioriteitenlijst
Van de objecten welke voor bescherming in aanmerking komen, moet een prioriteitenlijst worden opgesteld. Afhankelijk van de waarde en mate van vervangbaarheid kan men 3 prioriteitengroepen onderscheiden.

• Prioriteit 1 hebben voorwerpen die zo'n waarde hebben, dat zij koste wat kost moeten worden beschermd tegen calamiteiten.
• Prioriteit 2 hebben voorwerpen die een grote waarde hebben en waarvan het verlies jammerlijk maar niet catastrofaal is; zulke voorwerpen zijn eventueel vervangbaar, alhoewel dit moeilijk en kostbaar kan zijn.
• Prioriteit 3 hebben voorwerpen die weinig waarde hebben. Verlies hiervan schept geen onoverkomelijke problemen. Zulke voorwerpen zijn gemakkelijk vervangbaar tegen betrekkelijk weinig kosten.

Bepaling van de categorie waarin een voorwerp hoort, moet geschieden door deskundigen van de instelling. Dus zal de conservator zijn collectie indelen in categorieën, de bibliothecaris de boeken, de personeelschef zijn dossiers enz. Zonodig kan men advies vragen van deskundigen van buiten de instelling.

3.4. Criteria
Gewoonlijk zullen financiële waarde en mate van vervangbaarheid bepalen in welke categorie een object thuishoort. Daarbij kan worden betrokken de mate van ongemak die de instelling ondervindt, gerelateerd aan de tijd die het kost een voorwerp te vervangen of te repareren. Criteria voor vervangbaarheid en waarde zijn niet altijd duidelijk en moeten worden bepaald. Bij vervangbaarheid kan men rekening houden met feiten zoals

• het bestaan van meerdere exemplaren buiten de instelling
• kosten van vervanging
• het voorkomen van dezelfde informatie, maar in andere vorm (boek, microfilm) buiten de instelling
• het incompleet raken van een collectie.

Bij bepaling van de waarde van objecten zal men in de beschouwing betrekken:

• artistieke, culturele en esthetische waarde
• wetenschappelijke waarde
• financiële waarde
• de gevoelswaarde van een object
• administratieve en juridische waarde (catalogi, contracten, salarisadministratie).

STAP 4. Bestaande preventie

• kosten
• evaluatie.

4.1. Kosten van de preventie
Hoewel preventie een onderwerp apart is dat zich apart per soort risico laat plannen (brandpreventie, inbraakpreventie, preventie van waterschade door overstroming of kapotte leidingen), willen we hieraan op deze plaats toch enige aandacht schenken (zie verder Appendix 2 voor een voorbeeldlijst van aanbevelingen ter preventie van brand). Goede preventieve voorzieningen op het gebied van veiligheid en beveiliging zullen de kans verkleinen op het daadwerkelijk moeten uitvoeren van een calamiteitenplan. Maar het treffen van dit soort voorzieningen brengt kosten met zich mee. Bedenk echter dat cultuurhistorische instellingen vaak onvervangbare voorwerpen van onschatbare waarde in huis hebben. Het is paradoxaal als deze instellingen wel nieuwe aankopen doen en geld besteden aan reparatie, conservering en bescherming van objecten, maar niet voldoende geld uittrekken om voorwerpen te beschermen tegen desastreuze effecten van menselijke en natuurlijke activiteiten. Gezond management moet beveiliging niet zien als onproduktief. Natuurlijk kunnen de kosten van beveiliging niet direct tegen de baten worden afgezet. Beveiliging moet worden beoordeeld in termen van de bijdrage tot het welbevinden van een instelling. Als een instelling niet veilig wordt bevonden, moet men daar meer geld en/of tijd voor uittrekken. Kosten van beveiliging komen voort uit:

1. gebruik van apparatuur,
2. gebruik van personeel en
3. verzekering (beperkt bij overheidsinstellingen).

ad 1. Apparatuur
Het idee dat aanschaf van apparatuur eenmalig kosten met zich meebrengt, is onjuist. Zeker na afloop van de garantieperiode moet men rekening houden met kosten van onderhoud en vervanging. Vaak zal een onderhoudscontract worden afgesloten. Een duur elektronisch beveiligingssysteem is niet vanzelfsprekend beter dan een goedkopere beveiliging. In principe gaat het erom, dat een beveiligingssysteem ervoor zorgt, dat er binnen een vastgestelde tijd een consistente reactie komt. Een rookmelder kan geen brand blussen, een sprinklersysteem neemt geen maatregelen tegen waterschade en een inbrekersalarm kan geen dieven inrekenen. Hoe mooi en duur een systeem ook is, het blijft een hulpmiddel van mensen, die binnen een bepaalde tijd moeten reageren. En als er niemand reageert, is er sprake van weggegooid geld.
Er is een voor ondeskundigen verwarrende overvloed van beveiligingsapparatuur op de markt. Als de aanschaf wordt overwogen van nieuwe apparatuur, systemen of voorzieningen, is het verstandig de hulp van een onafhankelijke deskundige in te roepen. Zo'n consulent kan een nieuwe kijk hebben op een bestaande situatie, tekortkomingen in bestaande beveiliging signaleren, meer economisch gebruik van bestaande middelen voorstellen en mogelijk verlies en schade voorkomen. In het bijzonder zal men het advies van een consulent moeten vragen voor er aan nieuwbouw of herbouw wordt begonnen, zelfs nog voor een architect in de arm wordt genomen. Dit om er zeker van te zijn dat de benodigde voorzieningen al in het begin kunnen worden aangebracht. Achteraf leidingen trekken en verbouwen brengt veel grotere kosten mee. Dergelijke onvoorziene kosten kunnen leiden tot het besluit om beveiligingsapparatuur maar weg te laten en meer beveiligingspersoneel aan te trekken, wat een blijvend grotere kostenpost betekent.
In eerste instantie zal men onafhankelijk advies kunnen inwinnen bij brandweer, politie, overheid en andere instellingen. Dergelijk advies is bovendien 'gratis'. Als dit niet voldoende is, kan men overgaan tot het inhuren van een deskundige uit het bedrijfsleven. De meeste vervaardigers of verkopers van beveiligingsapparatuur en diensten bieden ook advies aan. Sommige zijn zeer competent, maar het is toch nuttig te bedenken dat andere dat niet zijn. Hoewel ze de technische kennis hebben, zijn ze in de eerste plaats verkopers en hebben vaak slechts ervaring met hun eigen produkten, systemen en toepassingen. Hierbij moet men het volgende bedenken: Veel consulenten zijn generalisten en hoeven geen ervaring te hebben met musea en dergelijke instellingen. Het kan zijn, dat ze zich minder goed rekenschap geven van de intrinsieke waarde van te beschermen objecten en van de specifieke moeilijkheden in de beveiliging van dit soort instellingen. Het is belangrijk dat een instelling die de hulp van een consulent inroept, zich van tevoren vergewist van het volgende:
I.       de betrouwbaarheid en deskundigheid van de consulent en van de firma die hij/zij vertegenwoordigt (o.a. door referenties)
II.       de door de firma gebruikte procedures voor beveiliging en verspreiding van rapporten en bijbehorende documentatie
III.       de firma en de consulent moeten geen enkele (financiële) band hebben met vervaardigers of distributeurs van beveiligingsapparatuur, systemen of diensten
IV.       de consulent moet kennis hebben van en ervaring met beveiliging specifiek voor musea, kastelen, oudheidkamers en dergelijke instellingen.



ad 2. Gebruik van personeel
Wat betreft beveiligingspersoneel kan een instelling kiezen uit:

1. een eigen beveiligingsdienst oprichten en de mensen zelf aannemen, trainen en uitrusten
2. een contract aangaan met een bewakingsdienst
3. een combinatie van I en II.

Welke variant men kiest, hangt af van de huidige behoeften van de instelling en de visie van de behoeften op lange termijn.
Een 'eigen' beveiligingsdienst kan men een trainingsprogramma op maat laten doorlopen. Deze training moet er ook op zijn gericht dat 'eigen' beveiligingsmensen zich een integraal onderdeel voelen van de instelling. Daardoor is de kans groter dat ze loyaler zijn en meer aandacht hebben voor de behoeften van de instelling, dan krachten gehuurd via een bewakingsdienst.
Nadeel van een eigen dienst is de administratieve last die deze met zich meebrengt. Voordeel van een contract met een bewakingsdienst is, dat men bij ziekte geen vervanging hoeft te zoeken. Nadeel is dat de instelling geen wezenlijke inbreng heeft bij de selectie van de mensen.



ad 3. Verzekering
Door de gezamenlijke verzekeraars, de expertisebureaus en de schoonmaakbedrijven is opgericht de stichting Salvage te Apeldoorn. (Als alarmcentrale treedt op: de Verzekeraarshulpdienst BV, Prins Willem Alexanderlaan 651, 7311 NB Apeldoorn. Deze dienst wordt in principe alleen door de brandweercommandant ingeschakeld). Het doel van de stichting is schade te beperken na een ramp, calamiteit of incident. Indien uw instelling een verzekering heeft lopen, komt na een calamiteit Salvage de schade beperken. Niet-verzekerde instellingen kunnen tegen betaling van de diensten van de Stichting gebruik maken. Overleg van tevoren of en op welke wijze u Salvage laat inschakelen. Gezamenlijk overleg van groepen musea, bijvoorbeeld in een bepaalde regio, ligt voor de hand.



3.2. Evaluatie van de preventie
Indien de aanwezige preventieve voorzieningen en maatregelen moeten worden geëvalueerd, zal de crisismanager gegevens moeten verzamelen over:
a. het gebouw,
zoals

• veiligheidsplattegrond met vluchtwegen en nooduitgangen
• tekeningen en plattegronden waarop aangegeven branddetectie/brandblusapparatuur, het verloop van leidingen en de plaats van hoofdkranen en hoofdschakelaars
• plattegronden van aanwezige compartimentering, brandvrije ruimten, brandvertragende constructies
• plannen voor renovatie, herbouw, verkoop, verhuur e.d.
• foto's van exterieur en interieur
• bouwkundige staat.

b. de omgeving van het gebouw,
zoals:

• is het gebouw alleenstaand of niet
• maakt het gebouw onderdeel uit van een complex
• ligt het in een stad, op het platteland of in een bos
• aanrijroutes en mogelijke obstakels op deze wegen
• (geplande) werkzaamheden in de omgeving
• brandbeveiliging in belendende percelen.

c. de organisatie,
zoals:

• een organisatieschema
• een lijst van medewerkers en hun functies
• wijze waarop veiligheid op de werkplek is gewaarborgd
• alarmlijsten met telefoonnummers van mensen (intern en/of extern) die moeten worden gewaarschuwd in noodgevallen
• beveiligingsmaatregelen zoals toegangscontrole
• wijze en tijdstippen van controle van apparatuur, elektrische bedrading en leidingen
• wijze van opslag van (nood)voorraden
• aanwezigheid van noodverlichting bij uitval van elektriciteit.

d. de objecten van de collectie
zoals:

• soorten en kwetsbaarheid
• financiële waarde, vervangbaarheid.

e. de overige zaken
zoals:

• plaats van inventarislijsten, catalogi enz.
• aanwezigheid van kopieën van voornoemde lijsten
• aanwezigheid van brandkasten en/of een safe
• aanwezigheid van sleutels
• aanwezigheid van gebruiksaanwijzingen op apparatuur
• aanwezigheid van etiketten op voorraadflessen (chemicaliën, schoonmaakmiddelen)
• aanwezige beveiligingsapparatuur, van dievenklauwen tot elektronische systemen.

Na inspectie van de aanwezige preventieve voorzieningen volgt onvermijdelijk een evaluatie hiervan. Het hoofddoel is zwakheden in de veiligheid/beveiliging aan te wijzen en aanbevelingen te doen om deze op het vereiste niveau te brengen. Daarnaast kan worden gekeken of bestaande maatregelen ook het bedoelde effect hebben en of er geen overbodige en of nodeloos ingewikkelde maatregelen zijn genomen. De leiding kan een rapport ontvangen met:
I.       aanbevelingen over (verbetering van) veiligheid/beveiliging. Spring in het rapport niet van het ene punt over naar het andere, maar deel het systematisch in (bijvoorbeeld: gebouw onderverdeeld in: a. omgeving, b. dak, c. begane grond, d. kelder enz.).
Overdrijf het belang van te nemen maatregelen niet; goed management kijkt daar doorheen.
Verval niet in herhalingen.
Wees niet bang om kritiek te leveren; daar is dit rapport voor.

In Appendix 2 is als voorbeeld een lijst met aanbevelingen opgenomen voor de preventie van brand


II.       relevante schema's, plattegronden en tekeningen. Blaas het rapport niet onnodig op.

III.       specificatie van speciale punten

IV.       foto's ter illustratie van bovenstaande punten.




STAP 5. Contacten met externe organisaties

• parate diensten
• gemeente
• verwante instellingen
• overige.

Bij een plotseling incident of een plotseling optredende calamiteit zullen in eerste instantie de parate diensten reageren (brandweer, politie, ambulancedienst/GG en GD). Zij cordineren op basis van gelijkwaardigheid, zonder formele leider of commandant; dit is een routinekwestie. De groep personen die deze cordinatie ter plekke verricht heet het COPI of CTPI (cordinatieteam plaats incident). Dit team bestaat uit de hoogst aanwezige functionarissen van de parate diensten ter plekke. Binnen het COPI wordt de inzet van het potentieel van diensten afgestemd. Daarnaast zal tijdens en/of na een calamiteit de instelling vaak de behoefte voelen hulp in te roepen van gemeente (noodruimte), verwante naburige instellingen en museale calamiteitenexperts. Het is dus verstandig preventief contact op te nemen met de parate diensten en de diverse instellingen.




5.1. Parate diensten: brandweer, politie, ambulancedienst/GGD

A. Brandweer
De organisatie en taken van de brandweer zijn vastgelegd in de brandweerwet van 1985. De operationele leiding over de rampbestrijding berust in principe bij de gemeentelijke brandweercommandant (en dus niet bij de leiding van de instelling). Artikel 11, tweede lid, van de rampenwet bepaalt immers dat degene die de leiding heeft over de brandweer, tevens is belast met de operationele leiding, tenzij de burgemeester een andere voorziening treft. Op uitvoeringscordinerend niveau is namelijk een eenhoofdige leiding een absolute voorwaarde voor een doeltreffende en doelmatige rampbestrijding. De brandweer is van onschatbare waarde en brandweermensen hebben een zware, vuile, gevaarlijke en soms ondankbare taak. Ze zijn getraind om vuur, koste wat het kost, in een zo kort mogelijke tijd te doven. Hierbij wordt veel water gebruikt en onderbemanning zal tot resultaat hebben dat er nog meer water wordt gespoten. De meeste branden komen voor in huishoudens, de industrie en winkels, daar is de brandweer op getraind. Een verschil met een 'gewone' brand en een brand in een instelling zoals een museum is, dat zelfs een kleine brand onherstelbare schade kan toebrengen aan kunstvoorwerpen. Deze schade kan zijn veroorzaakt door water, vuur en rook of kan van mechanische aard zijn. Ook in ruimten waar de brand niet woedt, kan aanzienlijke schade ontstaan. Brandslangen hebben koppelstukken die kunnen lekken. Bovendien zijn ze stijf, zwaar en moeilijk te manipuleren. Ook een brandweerman in volle uitrusting is geen toonbeeld van sierlijke wendbaarheid. Bovendien wordt zijn gezichtsveld beperkt door het masker. Denk u de schade eens in, die aan uw tentoonstelling kan optreden als de brandweer in vol ornaat er alleen maar doorheen moet. Het is dus in het belang van een instelling om zelf contact op te nemen en te onderhouden met de brandweer. Investeer ook in de relatie met de brandweer. Te denken val aan uitnodigingen voor tentoonstellingen, recepties en lezingen of vrijkaarten voor speciale exposities. Hoe beter de brandweer bekend is met het gebouw en hoe meer oog er is voor de collectie, des te adequater zal de brandweer bij noodsituaties reageren.
Bij preventief contact met de brandweer zal aan de orde komen:
a.       mogelijkheden van training en instructie en
b.       veiligheid en beveiliging.
ad a.       Training en instructie

Stel uw instelling is in het blijde bezit van een collectie levende, zeldzame slangen. Of u heeft een aantal zeldzame oude meesters hangen. En u wilt bij brand uw collectie desnoods persoonlijk redden. Dan heeft u het probleem dat betreden van het gebouw v¢¢r de brandweer is gearriveerd, al levensgevaarlijk kan zijn door zich verspreidende rook. En als de brandweer is gearriveerd mag u het gebouw niet meer in, tenzij . . . de brandweercommandant weet, dat u deskundig bent in het gebruik van perslucht. U heeft in dat geval daarvoor een training gevolgd, afgesloten met een erkend diploma. En u oefent volgens voorschrift nog regelmatig. Indien gewenst kunt u de brandweer vragen naar mogelijkheden om zo'n training te volgen en het diploma te halen.
Vraag verder naar:

• mogelijkheden voor brandinstructie door de brandweer aan het personeel en bespreek indien gewenst de
• mogelijkheden voor training van de brandweer in uw instelling.

b. Veiligheid en beveiliging
Men kan de volgende zaken bespreken:

• Het aanstellen van een brandwacht bij brandgevaarlijke werkzaamheden.
  (Artikel 22 van de brandbeveiligingsverordening over gebouwen met kunstwaarde, of van wetenschappelijk of maatschappelijk belang). Ook is een brandwacht van waarde bij speciale grote tentoonstellingen en manifestaties.
  
• Verbetering van de huidige wijze van alarmeren Men volgt bij brand bijvoorbeeld onderstaande procedure.
• vaststellen van de brandhaard en omvang van het gevaar.
• alarmering
• in veiligheid brengen van alle aanwezige personen
• proberen de brand te blussen
• ramen en deuren gesloten houden
• hoofdkraan van het gas sluiten
• brandweer uitleggen wat er aan de hand is.

Neem de procedure door met de brandweer en verbeter deze eventueel. Laat de brandweer begeleiden door iemand die het gebouw goed kent en die verstand heeft van de collectie.
Door de brandweercommandant te alarmeren personen van de instelling tijdens een calamiteit Tijdens zo'n situatie kan de brandweercommandant al tijdens de actie speciale mensen (laten) oproepen.
Het opstellen van een aanvalsplan ten behoeve van de brandweer Hiervoor moet u meebrengen:

• een veiligheidsplattegrond van het gebouw met aanwezige vluchtwegen en nooduitgangen.
• een plattegrond waarop de aanwezige brandalarmsystemen en blusapparatuur staan aangegeven.
• gegevens over de constructie van het gebouw met name de brandvertragende constructies en compartimentering
• gegevens over de opbergplaatsen van brandgevaarlijke stoffen (zoals verf, lijm, oplosmiddelen)
• gegevens over de toegangswegen en de parkeergelegenheid (ook de afmetingen).

Kleine blusmiddelen
In het algemeen is het aan te bevelen dat een instelling beschikt over kleine blusmiddelen, met name handblussers en brandslangen. Maar niet alle soorten handblussers zijn geschikt om te gebruiken in bibliotheken en archieven en voor kunstvoorwerpen. In het algemeen kunnen kooldioxideblussers voor dit soort gebruik worden aanbevolen. Brandslangen zijn effectiever bij het bestrijden van brand dan handblussers, maar het gebruik kan waterschade veroorzaken. Onder de omstandigheden waarbij brandslangen worden gebruikt, weegt dit risico echter minder zwaar dan de mogelijke verwoesting die een brand kan aanrichten.
Specifieke moeilijkheden

• Nat en vuil worden van objecten kan specifieke moeilijkheden veroorzaken. Neem deze met de brandweer door.
• bij verbranding van objecten en bijvoorbeeld plastic opbergmaterialen kan giftige rook vrijkomen. Indien u hierover gegevens heeft, geef deze dan door aan de brandweer.
• geef inzicht in de waarde van de voorwerpen die u in huis hebt. Bespreek de eventuele zin voor de brandweer van een prioriteitenlijst van objecten.
• Afdekmateriaal van de brandweer. Bedenk dat het afdekzeil, dat de brandweer gebruikt ter bescherming van voorwerpen tegen waterschade, stug is. Bovendien wordt dit ook gebruikt bij branden in de industrie. De kans bestaat, dat op het zeil achtergebleven chemische stoffen schade toebrengen aan objecten die ermee in contact komen.

B. Politie

Volgens de politiewet staat de politie bij de handhaving van de openbare orde en bij de hulpverlening onder het gezag van de burgemeester. Ook de politie kan waardevolle hulp verlenen en dat niet alleen tijdens een calamiteit. Ze kan technisch advies geven bij de ontwikkeling van een calamiteitenplan en eveneens informatie verstrekken over omvang en aard van lokale criminaliteit, mogelijke opstootjes e.d.. Het beleid bij een eventuele bommelding, vandalisme of diefstal kan worden besproken. Houd de politie betrokken bij uw instelling; geef inzicht in de cultuurhistorische waarde van uw collectie. Maak eventueel met hun advies noodprocedures (voorbeelden in Appendix 3).

C. Ambulancedienst/GGD

Veiligheid valt feitelijk buiten het bestek van deze handleiding. Maar bij verbranding van objecten kan giftige rook vrijkomen. Bespreek met de brandweer bij welke delen van de inrichting of de collectie dit het geval kan zijn. Indien u weet dat bij verbranding van uw collectie/inventaris giftige rook kan ontstaan, bespreek dit dan met de GGD en informeer naar de beste te volgen procedures bij calamiteiten. Neem dan meteen zaken door zoals:

• bereikbaarheid voor de ambulancedienst van diverse voor het publiek opengestelde ruimten
• eerste hulp voorzieningen die in de instelling aanwezig moeten zijn
• eerste hulp aan mensen die verward raken.

5.2. Gemeente De meeste gemeenten hebben een rampenplan. Ga na of en hoe in dit plan speciaal rekening wordt gehouden met uw instelling. Verder kan de gemeente behulpzaam zijn bij zaken zoals het zoeken en/of verschaffen van noodruimte. Ga na of het klimaat in zo'n ruimte kan worden beheerst en of de ruimte degelijk kan worden afgesloten of bewaakt. Zorg dat u de nodige contactpersonen ook kunt bereiken buiten kantooruren.

5.3. Verwante instellingen
Nagegaan kan worden welke plannen al bestaan bij verwante instellingen. Misschien is het zinvol om met andere naburige instellingen samen te werken (training personeel, gemeenschappelijk gebruik van noodreserves, gebruik van computercapaciteit, noodruimten enz.). Er kan echter niet worden blindgevaren op hulp van naburige instellingen en bedrijven. Immers bij een regionaal toeslaande ramp zullen deze (evenals de parate diensten) de handen vol hebben.

5.3. Overige
In een noodsituatie zal in eerste instantie het noodteam van de instelling moeten reageren ter voorkoming en beperking van schade. Kennis zal dan aanwezig moeten zijn hoe schade het best kan worden voorkomen. Ook zal men maatregelen moeten nemen, die zorgen voor stabilisatie van aangerichte schade. De aanwezige kennis kan zonodig worden aangevuld door specialisten van buiten, zoals museumconsulenten en restauratoren. Men kan het calamiteitenplan voor een gedeelte 'uitbesteden'. Zo kan bij waterschade voor o.a. natte archiefmaterialen het restauratie- atelier 'De Tiendschuur' worden ingeschakeld. Dit atelier heeft een eigen calamiteitenplan, dat na alarmering door het eigen noodteam van het atelier wordt uitgevoerd. Binnen de vereiste tijd wordt het natte materiaal ingevroren en naderhand gevriesdroogd en gereinigd. Het schema van dit plan vindt u in Appendix 7 (blz. 99). Maak zonodig ook specifieke afspraken met de stichting Salvage.



STAP 6. Schadebeperkende maatregelen

• bescherming en versterking van het gebouw (bij dreiging van explosie)
• bescherming ter plaatse van de objecten
• relocatie
• evacuatie.

Na het maken van een prioriteitenlijst moet er worden bepaald welke speciale methoden zullen worden gebruikt om de objecten te beschermen, zowel gedurende als na een calamiteit. De keuze van de methode hangt af van onderstaande 6 factoren:

1. de grootte van het gevaar waaraan de objecten bloot staan bij het toeslaan van een calamiteit
2. de waarde van de objecten (zoals is bepaald in STAP 3)
3. de huidige mate van bescherming van de objecten die het gebouw en bijvoorbeeld de vitrines of opbergdozen verschaffen
4. de fysieke aard van de objecten: zoals waarvan zijn ze gemaakt en hoe breekbaar of waterbestendig zijn ze
5. de situatie waarin de objecten verkeren: worden ze tentoongesteld, zijn ze opgeslagen, worden ze gerestaureerd enz.
6. het voor de bescherming beschikbare geld en personeel.

Er zijn veel verschillende methoden om gebouwen en hun inhoud te beschermen tegen schade door calamiteiten, meer dan we hier kunnen opnoemen. Daarom zullen we ons beperken tot vijf elementaire beschermingsmethoden.

Methode 1. Bescherming en versterking van het gebouw In eerste instantie moet de zin en mogelijkheid van deze methode worden overwogen. Het gebouw kan tijdelijk of permanent worden verstevigd. Deze methode vermindert niet alleen de kans op (verdere) beschadiging van het gebouw, maar ook van de collectie daarbinnen.
Methode 2. Bescherming ter plaatse van objecten Deze methode is geschikt voor objecten die:

• te zwaar of te teer zijn om te verplaatsen
• vervangen kunnen worden als ondanks de bescherming toch schade ontstaat
• niet erg kwetsbaar zijn
• nodig zijn in een noodsituatie (zoals verpakkingsmateriaal).

Bescherming ter plaatse houdt een zeker risico in. In geval van overstroming of storm kan men er niet 100% zeker van zijn dat er geen schade ontstaat. Maar deze methode heeft als voordeel dat de kosten betrekkelijk laag zijn en dat het werk snel kan worden uitgevoerd. Technieken die gebruikt kunnen worden, hangen af van de aard van de noodsituatie en de aard van de collectie. Enkele voorbeelden zijn:
a. bij dreiging van explosie in de omgeving: glazen vitrines bedekken met kleden om het risico van breuk te verminderen; glazen voorwerpen en ruiten afplakken met tape om het glas bij breuk op de plaats te houden
b. objecten op stellingen dusdanig herrangschikken, dat de zwaarste en grootste objecten op de onderste planken komen te staan. Bij een mogelijke val door een plotselinge schok kunnen deze zo geen andere objecten meeslepen en beschadigen;
c. boeken in kasten dicht op elkaar pakken, zodat ze bij een plotselinge schok minder gemakkelijk van de planken vallen
d. objecten niet op de vloer laten staan, maar op een verhoging zetten ter voorkoming van waterschade bij overstroming of brand, als veel bluswater moet worden gebruikt. Dit geldt speciaal voor kelders.



Methode 3. Relocatie, verplaatsing
Bij de derde methode worden objecten verhuisd naar een veilige plaats in de instelling. Dit kan zijn een kluis, een gewelf of een andere veilige ruimte, waarin delen van de collectie (tenminste tijdelijk, bijvoorbeeld bij dreigende explosie in de omgeving) kunnen worden opgeslagen. Deze methode is geschikt voor breekbare voorwerpen, die niet ter plekke kunnen worden beschermd of waarvoor geen onderkomen elders kan worden gevonden.



Methode 4. Evacuatie (ontruiming)
Hieronder wordt verstaan het overbrengen van objecten naar een ander gebouw, dat geen gevaar loopt. Vaak is dit de beste beschermingsmethode en het is de enige methode die rest, als het eigen gebouw reeds erg beschadigd is (bijvoorbeeld na een brand). Ontruiming vereist echter heel wat werk en voorafgaande planning. Voorwerpen moeten worden ingepakt, verpakkingsmateriaal moet worden georganiseerd en het transport moet worden verzorgd. Bovendien loopt de collectie gevaar op beschadiging door transport, diefstal enz.. En vanzelfsprekend moet de tijdelijke opslagplaats veilig zijn en schoon en op een juist klimaat zijn te houden. Ontruiming wordt eenvoudiger naarmate de afstand tussen instelling en opslagruimte kleiner is en de verhuizing sneller, gemakkelijker en goedkoper kan plaatsvinden. Wanneer ontruiming wordt gekozen als beschermingsmethode, moet een ontruimingsplan tot in details worden uitgewerkt. Een slecht uitgevoerde of overhaaste verhuizing kan net zoveel risico opleveren voor de collectie als de calamiteit waartegen men tracht de collectie te beschermen. Bij ontruiming vragen de volgende zes punten aandacht:

1. juridische zaken zoals overeenkomsten met verhuizers en eigenaars van opslagruimten. Er moet toestemming voor de verhuizing van geleende objecten worden verkregen van de eigenaars. Bovendien moet van de verzekering een toezegging komen, dat de collectie ook verzekerd blijft tijdens het transport en de opslag elders;
2. van tevoren moet worden vastgesteld welke voorwerpen voor evacuatie in aanmerking komen en van deze objecten moet een paklijst worden gemaakt. Deze lijst moet up-to- date worden gehouden;
3. De noodbehuizing moet van tevoren worden gezocht en eventueel worden aangepast voor mogelijk gebruik. Als u denkt aan tijdelijke opslag in een andere instelling of een opslagruimte, verzeker u er dan van dat er genoeg ruimte is voor de collectie. Ook moet de beveiliging aan uw normen voldoen evenals de mogelijkheid voor controle van het klimaat. Indien er risico is op natworden van grote hoeveelheden papier, zoek dan naar mogelijkheden waar natgeworden papier kan worden ingevroren (koelcellen in een veem, desnoods vrieskisten van particulieren);
4. De goede pakmethode moet van tevoren worden vastgesteld en verpakkingsmateriaal moet in voorraad zijn. Maak zo mogelijk een eenvoudige schets van de goede en de foute manier van pakken. Als de kans groot is dat er moet worden ontruimd, zorg dan alvast voor de benodigde kratten en dozen. Is de kans minder groot, zorg dan dat de adressen bekend zijn, waarop kratten etc. zonodig zijn af te halen (ook 's nachts en in het weekend);
5. Van tevoren moeten afspraken worden gemaakt over eventueel transport. De wijze van transport wordt bepaald door de waarde van de objecten, de toestand waarin de objecten verkeren, de afstand die moet worden afgelegd en de kosten. De vervoerswijze moet in een vroeg stadium worden gekozen, omdat de manier van pakken in zekere mate wordt bepaald door de gekozen wijze van transport;
6. Er moeten regelingen worden getroffen voor beveiliging van de objecten in de noodruimte. Bovendien moet er gelegenheid zijn om de voorwerpen te inspecteren en eventueel te conserveren. Als de instelling gebruik kan maken van een eigen noodruimte, kan het praktisch zijn als een deel van het personeel daar kan werken. Dit geldt vooral als het eigen gebouw dusdanig is beschadigd, dat daarin voorlopig niet meer te werken valt.

Een voorbeeld van een ontruimingsplan is bijgevoegd in Appendix 6B.



Methode 5. Vervanging
Uiteraard is hier geen sprake van een echte beschermingsmethode, omdat wordt uitgegaan van verlies of beschadiging van bepaalde bezittingen. In de praktijk blijkt echter dat niet alle bezittingen door een van bovengenoemde methoden zijn te beschermen. Bovendien is bescherming soms duurder dan vervanging (kantoorartikelen, meubilair en boeken). In zulke gevallen kan bewust worden gekozen om in geval van nood voor bepaalde bezittingen maar af te wachten of ze na een calamiteit onbeschadigd zijn of moet worden gerepareerd of vervangen. Originele en unieke objecten moeten worden gefotografeerd en gedocumenteerd. Een aldus verkregen catalogus kan worden bewaard op een veilige plaats buiten de instelling. Als een object verloren gaat, heeft men nog een foto en een beschrijving. Uiteraard moet zorg worden gedragen dat foto's scherp zijn en van een goede kwaliteit en dat ze optimaal worden bewaard (zie bijvoorbeeld CL-informatie nr. 8 over het bewaren van fotomateriaal).



STAP 7. Plannen voor de beveiliging van het gebouw en de eerste opvang van voorwerpen

• noodvoorraad materialen
• opvang voorwerpen.

Hoe goed de preventie ook is, calamiteiten kunnen nooit met 100% zekerheid worden voorkomen. Daarom vormt evenals een ontruimingsplan, een herstelplan voor gebouw en collectie een noodzakelijk onderdeel van het calamiteitenplan. Voor herstel en tegengaan van schade is in de eerste plaats vereist dat men kan beschikken over de nodige materialen


7.1. Noodvoorraad materialen
In eerste instantie moet worden gezorgd voor voorraden van materialen die nodig zijn om beschadigingen en het verder gaan ervan, te voorkomen. Dit materiaal kan vlak na een calamiteit wel eens moeilijk op stel en sprong te krijgen zijn. De voorraden en uitrusting die vooraf worden ingeslagen dienen voor:
A.       stabilisatie en conservering van collectie en registratie
B.       reparatie van technische installaties, inrichting en beveiliging van het gebouw.

De opgeslagen materialen dienen net zo goed tegen de gevolgen van een calamiteit te worden beschermd als de collectie zelf. Veel van de genoemde materialen zullen alledaagse gebruiksartikelen zijn. In dat geval moet er alleen voor worden gezorgd, dat ze dusdanig worden opgeborgen, dat ze ook na een calamiteit te gebruiken zijn.

De materialen kunnen worden ingedeeld in de volgende groepen:

• schoonmaakmateriaal
• materiaal voor reddingen, reparatie en het ruimen van puin
• bouwmateriaal
• nooduitrusting
• materiaal voor bescherming en veiligheid van het personeel (kleding, helmen)
• voorraden en gereedschap voor conservering
• overige voorraden en gereedschappen.

Een voorbeeld van een lijst van noodmaterialen is opgenomen in Appendix 5.



7.2. Herstelplan
In het onderdeel dat handelt over herstel, staan instructies hoe te handelen om ontstane schade te stabiliseren en hoe deskundige hulp in te roepen. Het herstelplan dient tenminste de volgende instructies te bevatten:

1. de wijze van vaststellen van schade
2. de wijze van het stellen van prioriteiten tijdens de eerste opvang (herstelplan op korte termijn)
3. de manier waarop hulp van buitenaf wordt ingeroepen.

ad a. Vaststellen van schade
Vaststellen van de schade gebeurt voornamelijk door antwoord op de volgende drie vragen te vinden:
1. wat is beschadigd?
2. hoe groot is de schade?
3. waar heeft de schade plaatsgevonden (welk deel van het gebouw en welk deel van de collectie)?

Degene(n) die de schade moet(en) vaststellen, moet(en) getraind zijn in het herkennen van diverse soorten beschadigingen die aan de collectie, andere bezittingen en ook het gebouw kunnen optreden. Even vanzelfsprekend als men een loodgieter niet laat vaststellen of een schilderij is beschadigd, laat men een restaurator niet zoeken naar een gaslek. Bij inspectie van de collectie wordt gelet op:

• roet, modder of andere afzetting op voorwerpen
• schimmelgroei op organisch materiaal (papier, textiel)
• roest of corrosie van metaal
• vervorming en splintering van houten voorwerpen en meubilair
• witgeslagen vernis op meubilair en schilderijen
• vlekken op bekleding en andersoortig textiel
• gebroken en gebarsten porselein, glas en andere breekbare voorwerpen.

In nauw overleg met conservatoren, restauratoren en bouwkundigen moeten voor diverse objecten checklijsten worden gemaakt, waarmee mogelijke schade kan worden vastgesteld.


ad b. Prioriteitsstelling bij de eerste opvang
Bij de eerste opvang moet in de eerste plaats ervoor worden gezorgd dat door ondeskundig handelen niet nog meer schade wordt veroorzaakt. Ondeskundige hulp kan desastreus zijn. Denk bijvoorbeeld aan schade, die ondeskundig schoonmaakpersoneel kan aanrichten. Hulpvaardige, maar ondeskundige personen zijn geneigd natgeworden boeken in een warme omgeving te drogen te leggen, waardoor schimmelgroei krachtig wordt bevorderd. Schade kan ook worden vergroot, doordat mensen de kans krijgen de hand te leggen op een 'aandenken' aan de crisissituatie. Dergelijk ondeskundig en crimineel handelen zal men willen voorkomen. Hierop en op andere praktische zaken zal men moeten anticiperen bij het maken van een calamiteitenplan. Als algemene regel kan men stellen: ondeskundigen blijven overal vanaf!
Naast het voorkomen dat extra schade wordt toegebracht, moet ontstane schade worden gestabiliseerd. Deze eerste opvang moet liefst binnen 24 uur na het ontstaan van de schade plaatsvinden, maar in elk geval binnen 3 dagen! Als er veel voorwerpen zijn beschadigd, zal men bij de eerste opvang dus prioriteiten moeten stellen. In het algemeen gesproken hebben na een calamiteit die voorwerpen voorrang geven bij herstel, die vóór een calamiteit voorrang hebben bij bescherming. De bij STAP 3 gemaakte prioriteitenlijst kan een goede leidraad zijn. Toch is ook hier gezond verstand noodzakelijk. Bij een calamiteit kan men voor de prioriteitsstelling gebruik maken van het principe van 'triage', dat militairen en geneeskundigen toepassen bij grote rampen (indeling in drie categorieën van gewonden). Hierbij zijn de hulpmogelijkheden beperkt en moet snel besloten worden voor welke slachtoffers moeite wordt gedaan en voor welke niet. Slachtoffers die zo zwaar gewond zijn, dat ze niet meer te redden vallen, laat men in eerste instantie liggen, evenals lichtgewonden. De hoogste prioriteit hebben de zwaarst gewonden die wel te redden zijn. Vertaald naar een collectie krijgt men het volgende: Er kunnen voorwerpen zijn die hoog staan op de prioriteitenlijst en die slechts kleine beschadigingen hebben opgelopen; deze vergen geen onmiddellijke actie. Tegelijkertijd kunnen voorwerpen met een lagere prioriteit ernstig zijn beschadigd. Het kan dan verstandig zijn eerst te zorgen voor stabilisatie van de schade van de voorwerpen met een lagere prioriteit en de licht beschadigde objecten te laten wachten. In een ander geval kan het voorkomen, dat voorwerpen met een hoge prioriteit dusdanig zijn verwoest, dat men zich kan afvragen of redding of herstel nog wel lonend is. Daarom is het nuttig van tevoren officieel goedgekeurde richtlijnen vast te stellen, die het noodteam helpen bij beslissingen over wat kan worden gered en wat niet. Bepaal ook welk budget voor de behandeling beschikbaar is. Na het plan voor de eerste opvang, waarbij schade zo mogelijk wordt gestabiliseerd, moet een plan worden gemaakt voor herstel op lange termijn, de restauratie. Met behulp van deskundigen (conservator, restaurator, Centraal Laboratorium) zal behalve voor de eerste opvang, ook een plan moeten worden ontwikkeld voor conservering van de diverse soorten voorwerpen uit de collectie. Leg en onderhoud hierover contact met deze deskundigen.



ad c. Inroepen van hulp van derden
In een calamiteitenplan kan worden uitgegaan van hulp van naburige verwante instellingen. Men moet echter rekening houden met de mogelijkheid dat natuurrampen een breed effect hebben en naburige instellingen door dezelfde ramp getroffen zijn. Ontwikkel dus ook een alternatief voor het geval dat naburige instellingen niet kunnen helpen. En zorg in rustige tijden, vóór er sprake is van een calamiteit, dat kennis voor tenminste de eerste opvang in de instelling zelf aanwezig is. Ga ook na of en hoe hulp gegeven kan worden door plaatselijke ateliers, academies, studenten en handwerkslieden. Vergeet daarbij niet na te gaan welke bruikbare vakkennis aanwezig is bij eventuele (voormalige) stagiaires, vrijwilligers en organisaties van sympathisanten.



STAP 8. Anticiperen op contacten met de media

• stel een officiële woordvoerder aan
• kies voor een passende vorm van voorlichting
• let op de timing.

Bij een ramp kan men ervan uitgaan dat naast de parate diensten ook de journalisten komen opdagen. Immers, het publiek heeft recht op informatie!

Maar wat voor soort informatie is dat?
Het publiek heeft recht om te weten wanneer er waar welke calamiteit gebeurde, wat er verloren ging en eventueel hoeveel geld ermee gemoeid was. En wat het publiek echt leuk vindt is: wie is de dader of wie heeft schuld aan het gebeurde. Verwacht dus ook vragen naar het waarom in de trant van: 'Hoe goed was de beveiliging ten tijde van de calamiteit?'. Deze vragen moeten worden beantwoord en het slechte nieuws moet worden verteld. Pogingen om slecht nieuws te verdoezelen maakt een onbetrouwbare indruk. Weigering om welke reden dan ook om al vanaf het eerste uur met de nieuwsmedia mee te werken, maakt dat zowel het publiek als het personeel gaat gissen naar het gebeurde en praatjes en vermoedens de ronde doen. Voor u het weet bestaat er naast wat werkelijk gebeurde nog een andere versie van de calamiteit: die wat het publiek denkt of wat de media vermoeden dat er gebeurde.


8.1. Officiële woordvoerder
Zorg van tevoren dat bekend is wie de enige officiële woordvoerder is en maak afspraken zodat ook iedereen naar deze woordvoerder verwijst. Grote instellingen hebben vaak als woordvoerder mensen die getraind zijn in public relations; dit is net als beveiliging een vak dat geleerd kan worden en niet iets dat vanzelf komt aanwaaien. Bij middelgrote instellingen wordt vaak het hoofd van de beveiligingsdienst aangewezen om de pers te woord te staan. Iemand die nooit met de media te maken heeft gehad, zal het hard te verduren krijgen. Zorg dus dat woordvoerders zijn voorbereid en ken de spelregels die gelden voor het omgaan met de pers. Houd rekening met deadlines.

Die spelregels zijn in het kort als volgt:
1. zorg dat er een officiële woordvoerder is
2. het feit dat u meewerkt, verplicht een journalist niet om u een wederdienst te bewijzen
3. u krijgt gelegenheid voor beantwoording en niet voor het stellen van vragen. Bereidt u voor op vragen als: 'Hoe kon het gebeurde worden voorkomen?' Als u hierop een bevredigend antwoord weet, kan de volgende vraag zijn: 'Dit wetend, waarom heeft het museum dan deze maatregelen niet genomen vóór het incident gebeurde?' Met dit soort vragen wordt u in de verdediging gedrongen. Blijf echter kalm en vriendelijk en bewaar uw zelfvertrouwen. Concentreer u op de feiten, vooral bij radio

en TV-presentaties;
4. massamedia vergaren nieuws, geen vrienden; ze zijn er niet speciaal op uit om een held van u te maken. Ook niet om u aan het kruis te nagelen;
5. werk mee en vertel de waarheid, zelfs als u daarmee niets anders te winnen hebt dan uw integriteit! Is er slecht nieuws te melden, doe dit dan niet bij stukjes en beetjes, maar vertel het in één keer. Het is even slikken, maar het is toch beter dan slecht nieuws waarop steeds weer door de media wordt teruggekomen door het ontdekken van meer feiten. Werk mee met de media. Hoe duidelijker en plausibeler het verhaal is dat u houdt, des te groter wordt de kans dat het publiek krijgt te horen wat u wilt dat het te horen krijgt;
6. vraag geen gunsten en verleen geen gunsten; zo worden teleurstellingen voorkomen
7. zeg nooit iets 'onder ons'; journalisten zijn niet verplicht dergelijke geheimen te bewaren. Als er zaken zijn die niet verteld kunnen worden, roer ze dan niet aan. Het publiek heeft op sommige informatie geen recht (vermijd bijvoorbeeld kwesties zoals welke beschadigingen nu erger zijn voor een schilderij, mechanische of chemische. U kunt mensen op een idee brengen!).

Om zijn/haar taak goed uit te voeren, moet de woordvoerder zo snel mogelijk de feiten op een rij zien te zetten. Hiervoor is nodig dat ieder personeelslid zonder enige terughouding de hem/haar bekende feiten aan de woordvoerder meedeelt. Personeelsleden moeten weten, dat ze voor deze persoon geen informatie moeten achterhouden of feiten bedekken met de mantel der liefde; immers de waarheid komt uiteindelijk toch aan het licht.



8.2. Vormen van voorlichting
Bij de voorlichting zelf, kan men onderscheid maken tussen:
a. publieksvoorlichting.
b. persvoorlichting (= indirecte publieksvoorlichting via de publiciteitsmedia). Hierin fungeert de woordvoerder als informatiebron. Deze heeft echter weinig invloed op de vorm en de inhoud van de uiteindelijke boodschap;
c. interne voorlichting, gericht op de medewerkers en betrokken instanties.
Bij alle drie vormen van voorlichting kan men zelf initiatieven nemen (actieve voorlichting) of het initiatief aan anderen overlaten (passieve voorlichting).


8.3. Timing
Bij het verstrekken van informatie is ook timing belangrijk. Zorg dat het personeel niet eerst via de media moet vernemen wat er aan de hand is. Geef even snel intern als extern voorlichting. Personen of instellingen waarvan u objecten hebt geleend, moeten ook weten wat er gebeurd is, nog voor berichten van de calamiteit op het nieuws zijn te horen en in de krant verschijnen. Als u besluit zelf een bericht voor de pers op te stellen, is het mooi als het door u aangeleverde verhaal meer of minder ongewijzigd wordt geplaatst. De kans hierop is groot, als de kopij wordt opgesteld volgens de regels van de media zelf. Ken deze regels; neem voor informatie hierover contact op met bijvoorbeeld een krant.


8.4. Dank
Denk eraan na de eerste opwinding alle betrokkenen ook in het openbaar te bedanken voor hun inzet.




STAP 9. Op schrift stellen van het calamiteitenplan
Na het doorlopen van de voorgaande stappen is het tijd om het plan op papier te zetten. De voornaamste reden om een plan uit te schrijven, is het vermijden van een 'one-man-show'. De museumdirecteur kan een goed plan in het hoofd hebben, maar zolang het alleen daarin zit, heeft verder niemand er wat aan. Als de directeur een hartaanval krijgt bij het bericht van een calamiteit, is het personeel in last. In de literatuur worden nog meer motieven genoemd voor het op schrift stellen van een plan. Enkele zijn:

• een geschreven plan maakt het anderen mogelijk zwakke punten te ontdekken
• een geschreven plan maakt ieders verantwoordelijkheden duidelijk en laat zien hoe de hiërarchie in elkaar zit
• een geschreven plan kan de noodzaak aan het licht brengen van verbeteringen in organisatiestructuur, communicatiemethoden, of preventiemethoden
• een geschreven plan geeft leidraden en er staan beslissingen in, die vooraf kunnen worden genomen. Hierdoor vermindert de noodzaak tot vergaderen als een calamiteit toeslaat. Snelle actie is hierdoor mogelijk;
• van een geschreven plan kan iedereen kennis nemen
• een geschreven plan kan
• en moet - worden gebruikt bij training van personeel en vrijwilligers, zodat ze zijn voorbereid op mogelijke calamiteiten.

Er bestaat geen standaardformaat voor een calamiteitenplan. Meestal kan men volstaan met vier of vijf hoofdstukken en een aantal bijlagen. De indeling kan bijvoorbeeld als volgt zijn:

Hoofdstuk 1. Inleiding en doelstelling

Hierin staat waarom en naar aanleiding waarvan het plan is gemaakt en geschreven en wat men ermee wil bereiken. Men kan ingaan op de achterliggende filosofie (mensen gaan voor dingen, dus niemand hoeft zijn leven te wagen om een voorwerp in veiligheid te brengen). Ook kan men aangeven hoe men het plan up-to-date denkt te houden. In dit hoofdstuk wordt aangegeven in welke relatie het calamiteitenplan staat tot eventuele andere plannen, zoals preventieplannen. Ook de relatie met het rampenplan van de gemeente kan hier worden besproken.

Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheden

Hierin staat wie verantwoordelijk is voor het maken en de invoering van het plan. Er staat ook met name genoemd wie onder welke omstandigheden beslist of het plan zal worden uitgevoerd en wie de noodoperaties coördineert. Het moet te allen tijde duidelijk zijn en blijven wie bij noodoperaties de leiding heeft. Maak een bijlage, zie nr. 2) Voor alle duidelijkheid nog dit. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen invoering en uitvoering van een calamiteitenplan. Het plan is ingevoerd als alles wat volgens plan vooraf gedaan moet worden, ook gedaan is. Te denken valt aan het maken van een aanvalsplan voor de brandweer, een prioriteitenlijst, het kiezen van preventieve beschermingsmethoden, een eerste-hulpplan voor de collectie en het leggen van alle externe contacten die hierbij nodig zijn. Een aantal namen, adressen en telefoonnummers van instanties en personen die zowel bij het schrijven van het plan als bij het optreden van een calamiteit moeten worden benaderd, zal op een afzonderlijke lijst moeten worden gezet. Een te maken bijlage (nr. 3) gaat hierop in. Het plan wordt uitgevoerd bij een calamiteit, waarbij iedereen volgens plan probeert schade te voorkomen of te beperken.

Hoofdstuk 3. Reikwijdte van het plan

Hierin staat voor welk soort calamiteiten het plan is bedoeld. Noem de calamiteiten niet alleen, maar ga ook in op mogelijke gevolgen (zie Appendix 1A). Als een instelling bestaat uit meerdere (wijd) verspreide gebouwen, kan men een plan ontwikkelen voor elk gebouw apart of voor het gehele complex. In het laatste geval moet voor elk gebouw worden aangegeven in hoeverre het plan van toepassing is.

Hoofdstuk 4. Procedures

Dit is het hoofdstuk waar het plan om draait. Hierin gaat het kortom over wie, wanneer, waarom, wat, waar en hoe. Aan te bevelen is dit hoofdstuk onder te verdelen in drie paragrafen:
1. bescherming in gevallen waarin dit nog kan na het ontstaan van de noodsituatie
2. alarmering
3. eerste opvang en herstel op lange termijn
4. voorlichting.

Wat waar gedaan moet worden om voorbereid te zijn op mogelijke noodsituaties of om calamiteiten te voorkomen of om de effecten te bestrijden, volgt vanzelf uit de voorgaande stappen. Verder wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van welk onderdeel van het plan. Ook staat er wanneer het plan geheel of gedeeltelijk wordt uitgevoerd en hoe de verschillende procedures moeten worden uitgevoerd. Een voorbeeld van een simpele procedure volgt hieronder:

Paragraaf eerste opvang
waarom       Ter voorkoming van schimmelvorming
wanneer      moeten natgeworden boeken en papieren onmiddellijk
hoe       gepakt in kratten zoals op bijgaande instructie
wie       (volgens de planning van de bibliothecaris)
waar       in een (door de crisismanager) in het plan aangewezen ruimte die koel is en goed geventileerd
wat       worden gebracht om verzameld te worden voor invriezen.

Ook moet worden gekeken, of een goede aansluiting bestaat van bestaande preventieplannen op het calamiteitenplan. Zo niet, dan kan eventueel een kleine paragraaf preventie worden toegevoegd, waarin procedures staan zoals hieronder, ter preventie van schade.

Paragraaf preventie
waarom       Ter voorkoming van lekkage door smeltwater
wanneer       moeten bij sneeuwval
wie       door de technische dienst
waar       alle goten en vergaarbakken van afvoerpijpen
wat       zoveel mogelijk sneeuwvrij worden gehouden
hoe       door wegscheppen van de sneeuw en/of het strooien van zout.

Eventueel kan men van de te ondernemen acties tijdens een crisis een overzicht geven, bijvoorbeeld in de vorm van een stroomschema.
De hoofdstukken moeten worden ondersteund en aangevuld door bijlagen. Hieronder volgt een suggestie voor een indeling in tien bijlagen.